第六章 如何帮时间管理系统最优化

6-1  我们可以掌控的是目标选择与时间情境


经过前面五个章节的架构，我们打造了一套金字塔一样的专案管理系统，把事情都一一的安排到这个系统当中，并且创建了一套相对自动化的流程，可以帮助我们把该做的事情，以某种流程的设计自动呈现在我们的眼前，让我专注聚焦的去推动真正要做的行动。

已经打造出这样的系统了，还有没有什么可以进一步优化的空间呢？

让我们回到我常常讲的那个时间管理基本观念，我们想做、要做、该做的事情，永远多于我真正可以用来执行的时间。所以任何的时间管理系统都不是把事情摆上去就结束了，最终依然必须要做出我的选择。

事实上，有时候现实的环境是不可控的，会出现多少数量的专案跟任务，我们也很难在工作上自己全权决定，有些意外也不是我们自己可以完全控管的。这时候，在一个更进阶的时间管理系统里面，我们应该要做的，其实不是管理那些专案、任务跟行动，而是管理我到底要怎么做选择？

我真正可以掌控的是什么呢？从这张图来看，我真正可以掌控的只有两件事情：

・  第一件事，是我为自己勇敢作出的目标选择。

・  第二件事，是我在各种时间情境下，决定采取什么行动。



无论底下的专案、任务再怎么混乱，再怎么有意外，最终所有的路线归结到我这个执行者身上的时候，我能够做的，就是做出我的目标选择，以及我的时间情境选择。

时间管理的价值其实不是在预排出完美的时间表，而是一句很简单的话：“就是去做这个时间最适合做的事，并且逐步的走在自己的目标上面。”

时间管理系统其实是一个自我选择系统，接下来这个章节，我要搭配Evernote功能，试试看在这个系统当中，有没有办法帮助我做出这样子的自我选择。



6-2  真正需要的整理是：什么重要？如何行动？


前一段我们提到了，在时间管理系统的最后阶段，真正要做的整理，其实就是两种选择：

・  第一种，选择到底什么是重要的。

・  第二种，选择我现在应该如何行动。

所以其实这也回推到我们要怎么整理管理任务，一个最有效的专案管理，不会只是在分类，不会只是结束在排程，而是要能延伸到可以做出上述两种选择。

让我从自己利用Evernote建构的时间管理系统，举两个相对生活化的例子，来跟大家实际示范一下，我如何在这样子的工具上，进行我的重要性选择，以及行动选择。

如何做出有效的目标重要性选择？

我们常常很难判断什么事情重要，一个关键的原因，在于我们没有把“重要”，当作一种进度流程来思考。

这是什么意思呢？比如说，我有两个专案，一个专案还正在跟客户讨论想法的阶段，另外一个专案产品已经有了完整构想，正在紧锣密鼓的制作中。请问，这两个专案哪一个比较重要？应该是那个进入可以制作的专案，是相对重要的目标选择。

如果把事情用进度流程的角度来思考，那么判断重要性，会变成一件相对简单的事情。

那么Evernote中，可以把专案任务纳入这样的进度流程来管理吗？可以的。

让我举个例子，我自己有一套称呼为：“购物欲望清单”的管理方式。首先，我把所有想要买的东西都创建一个一个任务笔记。接着，我利用Evernote的标签功能，设计出三个进度流程标签：

・  第一个进度叫做：想要，表示这个购物任务还在思考产品的优缺点，还在决定我的需求点，还在判断的阶段。

・  第二个进度叫做：需要，已经进入了确认要购买的阶段，只是要等待一个适合购买的时机点。例如我想奖励自己的时候。

・  第三个进度叫做：满足，表示这个任务已经进入了完成阶段，而我需要偶尔检验一下，那个已经购买的东西是否实用？有没有什么心得？下次如何判断比较好？

当我为自己的购物清单做出这样子的流程判断。我发现，就可以很清楚的选择出重要的东西是什么。当我想奖励自己的时候，我就排除那些额外的干扰，直接打开我的“需要标签”，去购买那些我已经判断好，真正值得购买的东西。



另外一方面，放在“想要标签”的那些笔记，我也可以一定程度卸下还没买他们的渴望，偶尔上去检查一下，思考一下上面的东西是否真的值得我购买。如果最后判断不值得，可以把这个任务笔记删掉。如果最后决定值得，就把想要的标签去掉，换上需要的标签。那么，等到真正要买东西的时候，又可以去购买那些真正判断为重要的东西。

这其实就是用进度思考，来取代重要性思考。

如何让自己知道什么时候应该推进什么任务？

尤其，这些所谓的什么时候，指得不是时间，而是各种情境适合做什么事情。

同样的，我来举一个自己真实的例子，看看我的如何利用Evernote的标签功能，设计出我的选择情境，来帮助我把某个生活中的专案处理得更好。

我在Evernote当中收集了非常多餐厅笔记，这些餐厅笔记收集的目的，是为了跟老婆约会、跟孩子一起吃饭的时候，可以去享受更多的美食。

这个专案，也利用我前面的系统整体逻辑，已经整理好了专案、任务、行动的层次，接下来，我需要做的是最终的选择判断：什么时候，我要是跟老婆和孩子去吃哪一间餐厅呢？

这时候我在Evernote的标签系统中，创建了下面这样子的标签（只列出一部份来解释）：

・  重要日子

・  值得再吃

・  亲子餐厅

・  牛排馆

这样的标签分类，看起来好像没有逻辑，但是对我来说它背后有我自己为他设定的逻辑，那个逻辑就叫做：“我要如何采取行动？”

在做这个标签分类的时候，我的思考点不是餐厅本身的属性，而是我在思考，我想要在什么情境采取什么行动？

・  等我和老婆重要纪念日的时候，可以去吃哪些有纪念意义的餐厅？

・  和朋友聚餐的时候，可以推荐他们什么好吃的餐厅？

・  等我要带小朋友周末出游的时候，可吃什么美食？




・  我和老婆都非常喜欢吃牛排，还有哪些牛排餐厅是我们没有挑战过的，下次我想挑战的时候可以去尝鲜？

我是先思考清楚上述我想要去做的行动逻辑，然后用这样的行动逻辑去设计我的分类标签。

这样的标签，就不是一个单纯的分类，而是可以透过标签来指引我应该如何行动。



6-3  情境标签一：创建工作流程优先权重与进度


有时候当我们排出像是这样的时间表：“明天早上10点要写文章，早上11点写企划，下午2点跑报表，下午4点制作简报”，但是常常发现计划赶不上变化，永远无法照着计划执行，这是出了什么问题呢？

时间，本来就是充满了变动。原本以为早上10点可以写文章，但是如果客户一通电话过来，写文章的想法与心情就全部泡汤。而当一个时间点有了变动，后面的时间计划就要跟着变动。于是就变成永远无法按照时间表执行，甚至最后因为一团混乱，什么计划都没执行。

老实说，除了那些约好了不会变动，一定要在某个时间与地点执行的“会议”、“约会”，例如早上  11  点要去会议室开会，或是买了下午  4  点的电影票，要不然其他任务，都不适合用时间表来安排。

最好的行动，是根据情境来行动

归结原因，排了计划变成只是打击自己，排了计划只是制造混乱，是因为时间背后的情境变来变去，本来排好的时间到了，可能情境不是我们所预想的，于是在不适合的情况下就不想做事、无法做事，或是做了事也是效率低。

那要怎么解决呢？解决办法就是：不要让自己根据“时间”来做事，而是根据“情境”来做事。

让自己在适合的情境，优先去做适合的事情，这样动力最高，效率也最高。

有了前面两篇文章的基础之后，我们知道在Evernote建构的这个子弹任务管理系统中，如果我们想要做出有效的重要目标选择，以及有效的行动情境选择，我们可以善用Evernote“标签”的功能。

我们可以利用Evernote标签，为自己的时间管理系统，设计出各种不同的情境

案例：我如何设计专案选择的情境标签？

首先，我们可以为自己的时间管理系统，设计出目标选择的进度标签，帮助我们很快的过滤出那些每天都应该要看到的目标在哪里。

接下来，我跟大家分享我的具体做法，你可以参考我的设计概念，修改成你需要的目标管理情境标签。

以我的工作型态来说，我的专案有三个主要的进度，我分别为这三个进度设计出了：重要、追踪、计划三个标签。

重要标签，那些最近几个月截止日就要到的专案，或是我判断为目前这个阶段对我来说最重要的人生专案，我就把他的专案笔记，加上重要这个标签。

这样做的好处是，我每天只要打开重要标签，里面出现的专案，就是我真正应该关注的专案。换句话说，我只要能够掌握重要标签里面的笔记，我的工作进度也大概就八九不离十。



为什么我的重要标签里面的笔记，可以只有20几则呢？这就要归功于前面的整理系统，让我不需要把那些零散的任务笔记也加上重要标签，唯一会被我加上重要标签的，一定是某个专案的“专案管理主目录笔记”。

以少驭多，在少数专案中，又把真正重要的，加上标签来判别。那么，我们就可以很快的聚焦在有效的目标管理上。

计划标签，另外还有个进度是计划，有很多专案八字还没一撇，是构思阶段。有些专案，还正在准备中，还没排出真正的专案进度时程。我就加上计划的标签。

这些专案也需要偶尔推动一下进度，但是他们还在计划中，我不需要每天都关注他们，也不需要花上最大的精力，那么就把这些专案加上计划的标签，提醒我偶尔关注一下，看看可不可以多推进一些准备的进度。

追踪标签，有些事情已经完成了，但是偶尔也要追踪一下他后续延伸的效益、成果，这是我工作上需要管理的一种流程，我就把这些任务笔记和专案笔记，加上追踪的标签。

因为他们可能没有特定的时间指定我去回顾，而是我自己觉得隔一段时间需要回顾一下，那么这个追踪的标签，会提醒我隔一段时间，或许几个礼拜、或许一两个月，就看一下追踪标签里面的东西，看看有没有任务需要再次关照提醒一下。

案例：我如何设计写作专案的情境标签？

再举个例子，部落格写作是我十多年来一直维持的个人目标，我为这样的写作专案，设计了三种情境标签，这三个标签分别是：测试、思考、撰写。

我在Evernote系统中，收集了非常多想写的文章题材，每一则文章笔记，都是一个独立的写作任务，但是这些写作任务其实有一些情境、进度的差别。

什么是测试标签？其中有些写作任务，包含一个我很想测试看看的工具，或者很想测试看看的方法，但是要测试就必须要有可以测试的时间与情境。



什么是思考标签？有些写作任务，是我正在构思的某个方法论难题，或是正在构思的某种工作问题解法，这些任务需要的是在适合思考的情境，去想出解决这些难题的方法。

什么是撰写标签？然后其中有少数的写作任务，可能已经测试出我想要的某些功能，我可能也把大致上的方法流程思考通顺，这时候这些写作任务，其实进入了最后撰写完成的阶段。

我就把上述三种目标选择的情境，设计成测试、思考、撰写三个标签。相应的写作任务，就加上适合她的标签，帮助作出很有效的判断。

当我在通勤、搭捷运的时候，适合单纯动脑思考，这时我就打开思考的标签，看看有没有哪些写作任务正适合现在拿出来思考一下，例如我卡关的某个问题点。

当我在咖啡馆有一个使用电脑的空档，正好适合做一些比较需要操作的测试，那我就可以打开测试的标签，把那些很想要测试看看的工具、方法的任务笔记拿出来，利用这个情境赶快测试一下。

等我来到了每天撰写文章的时间，我想知道有哪些文章可以在今天完成。这时候，我就打开撰写的标签，他会告诉我，哪些文章接近完成了？我可以利用今天的时间、现在这个情境，一鼓作气把这个任务完成，为每一天创造更多真正完成的成果。



6-4  情境标签二：设计你的空档时间与行动情境


你没办法计划空档时间，但可以设计他！

对生活不满意，感觉时间无法自己掌控，想要实现的计划没有进展，工作、家庭与个人时间混乱与迷茫，却常常在假日、夜晚让时间不知不觉流逝而懊悔。

如果有上述的问题，或许可以试试看这样的解决办法：

・  时间无法百分之百掌控，那么可以掌控几种基本情境。

・  对生活不满意，那么尝试把目标选择，放入专案流程中。

・  时间不知不觉流逝，所以更应该事先设定好利用方式。

时间或许每天都会有一些意外、变动，例如我可能今天九点才吃早餐，但平常七点就会用餐。但从更大的视野来看，“每天吃早餐”则是一个相对稳定，并且可以由我掌控的情境。

我们或许无法排出精细而不变动的时间表，但可以规划好基本的生活与工作流程。

而对生活、工作感到不满意或迷茫，可能一个关键的原因在于，我们并没有把真正的目标放入这些空档流程中，不是放不进去，而是没有尝试将它们放入。

于是，当各种可以利用的情境出现时，我们可能一时之间不知道应该优先做什么，于是就在一些次要、无关紧要的事情上把时间打发掉了。

要实现计划，尤其是个人想追求的计划，其实就是让这样的计划，真正落实在我们每一天的空档时间利用中。

而规划方法在于三个重点：

・  掌控好自己生活、工作的基本流程与情境。

・  把目标放入这样的流程与情境中。

・  为必定出现的流程与情境，规划好利用方式。

我就是从这样的概念出发，在Evernote的时间管理系统中，利用“标签”设计出可以利用的情境空档。

第一步，列出自己日常生活中的情境清单：

不使用  24  小时的时间，而是改成真实出现的各种情境。

例如我仔细评估后，自己日常生活大概可以归纳出下面这些情境：

・  早起时刻（通常只有我一个人）

・  早餐时间（通常是和老婆两人约会）

・  工作（正常上班时间）

・  午休（中午用餐与自己可运用时间）

・  通勤（搭车又可自己利用的时间）

・  晚餐（回家与老婆孩子用餐时刻）

・  家人（陪伴家人时刻）

・  睡前（孩子睡着后的部分时间）

这些情境出现的时间，可能每天都有变动，也可能偶尔某一天会少掉某个情境，但大致上来说，这些都是日常循环出现的稳固情境，甚至他们出现的顺序也有规律。

你的情境，当然会跟我不一样。

但你可以利用上述思考方法，来找出自己的情境流程表。

第二步，把空档情境结合目标，设计出情境标签：

透过了这样的规划与思考，我也归纳出自己生活中常常可以利用的一些空档情境。

接着，把它跟我的长期目标结合在一起，我为自己设计出一些专用情境标签，也提供给大家参考。

“个人空闲”情境，把我想在一个人空档出现时做的任务放入，可能是玩一个游戏。这样当这种情境出现时，立刻打开这个情境分类下的任务，就知道可以优先执行什么。

“两人时间”情境，把我想和老婆一起看的电影、一起讨论的话题放入，当出现这样的情境时，就优先执行这样的任务。

“想和孩子一起做”情境，把想要带孩子一起去的餐厅、游乐园，或是想跟孩子一起读的书，或是想跟孩子一起练习的事情，放入这个任务情境，当出现适合情境时，就优先执行这样的事情。

我们很难为上述任务安排好明确的时间，但或许可以安排好情境，这样时候对了，就可以去做对的事。



6-5  利用Evernote创建任务的“自动透视”


当我们创建了前述的情境标签系统后，我们还可以进一步善用Evernote的“搜寻”功能，快速呼叫出某类情境下，我们可以执行的相关任务。

可以把“透视”理解为检视工作的“不同视野”。而自动透视，就是可以自动地帮我们切换需要的不同工作视野。

利用“透视”，我可以：

・  直接筛选出今天在办公室可以执行的下一步行动。

・  还是筛选出休闲时可以做的事。

・  也可以筛选出我可以立即进行的写作任务。

聚焦在某个情境、某个需求下我所需要的任务，而其他任务先暂时隐藏起来。这就是不同的工作视野，也就是透视。

这也是一种专注、深度工作的有效方法。

而在我个人惯用的时间管理工具：Evernote中，可以自订出属于自己的“透视”效果。

我在办公室时，应该优先执行的任务

在Evernote中，我在公司里需要执行的任务笔记，都统一放在“01工作任务”这个记事本中，其中某些特别重要的任务笔记，我则设定了“!01重要”、“!02追踪”、“!04计划”等标签，来标注不同层级、不同流程。

所以我只要利用下面这个搜寻语法：

notebook:01工作任务  any:  tag:!01重要  tag:!02追踪  tag:!04计划

就能找到在工作任务记事本中，正进入重要、追踪、或计划（其中之一）等工作流程的那几则笔记。而其他次要或参考资料的笔记，就会被过滤掉，不成为干扰。

我把这个搜寻语法储存下来，命名为：“办公室优先任务”，放入Evernote的捷径工作列。

这样一来，每天进入办公室，打开这个“透视”，就不怕漏掉进度上的关键工作。



在适合思考的情境，快速聚焦可以使用的写作素材

我也在Evernote中储存了大量写作的素材，同时有许多篇正在进行中的文章大纲、测试、构思，以及撰写到一半的内容，每一篇文章笔记，我也会用［思考］、［测试］、［学习］、［撰写］等标签来标注他们不同的流程。

所以我就使用了下面这个搜寻语法，将这个搜寻语法储存下来，命名为“写作优先任务”：

any:  tag:!思考  tag:!测试  tag:!撰写  tag:!学习

意思是所有正在思考中，或是正在测试中，或正在撰写中，或正在学习中的文章题材，都一次找出来让我选择。而其他还没有进入流程的文章笔记与素材，就先过滤掉，不构成干扰。

当我遇上空档，准备推进某篇文章进度时，当下想要找一篇最想写的文章，我就会利用这个“写作优先任务”的透视，直接聚焦在我可以推进的文章进度上。

当进入休息情境，可以执行哪些任务？

我除了研究工作效率的提升外，也很注重自己休息时间的品质提升，注意生活习惯、保护家人时间，也珍惜自己真正的休息时间。

所以我为自己的各种休息情境安排了各种任务，可能是陪伴孩子的任务，可能是和老婆的休闲娱乐，可能是我自己喜爱的游戏，或是我想练习的食谱，我想看的书。

于是我设计了下面这样的搜寻语法，将其储存为“休息任务”：

any:  tag:!想和孩子一起做  tag:$02需要  tag:!两人时间  tag:!空闲  tag:!练习食谱

当我可以运用的休息时间出现，我就打开这个透视，挑选一个最适合当下，最符合当时心情的任务，将其执行。

Evernote有强大的搜寻功能，各式各样的搜寻语法。善加利用，其实就是创建起自己的透视视野，可以快速筛选出需要的特殊笔记，来满足自己当下的专注工作需求。



6-6  收集箱与记事本，如何应用在任务管理？


前面在整理时，我都是利用“标签”，来进行Evernote子弹任务系统中的专案、情境分类。

那么，Evernote中的“记事本”分类要用来干嘛呢？其实也是一样的道理，就我个人的经验来看，记事本最好的用法不是用来分类，而是用来管理。

分类和管理是不同的，“分类”是说我们帮任务与资料找一个存放位置，方便以后找到。“管理”却是我们创建一个可以顺畅工作的流程，一个高效率的作业情境。

这篇文章，就要跟大家揭开我目前完整的Evernote记事本管理架构，我个人可以说只用了“八本记事本”，来管理所有的个人笔记。其他多出来的分类记事本，则是为了跟工作同事和家人朋友共享，而不得不区分出来的（因为共享记事本的基础是要先分类出一个记事本）。

先来看看我的完整记事本架构。



你可以先看到我把记事本归类为三大堆叠：

・  行动现在：执行中与准备执行的任务笔记

・  准备未来：资料库，未来会用到的参考知识

・  封存过去：执行完成的任务笔记

然后我个人主要的记事本其实就是  8  个，依序放在上面三大堆叠中：

・  00收集箱：刚收集到的新任务还不知道放到哪个流程好，或还没读而想要稍后阅读的资料，都先放在收集箱，还有我的“每月子弹笔记任务清单”也放在收集箱。

・  01工作任务：所有执行中与准备执行的工作任务笔记，例如某几本新书专案的所有任务，办公室行政流程上的个别任务，准备公司开会的笔记等。

・  02生活任务：所有执行中与准备执行的生活任务笔记，例如我的冲泡咖啡研究，我的旅行计划，我的运动健身计划，我想吃的餐厅我想去的景点等。

・  03部落格任务：所有执行中与准备执行的部落格任务，包含所有待写的文章主题，所有讲座课程的规划。

・  04第二大脑：所有工作上或生活中的参考性资料都放在这里，包含某本书需要的参考资料（而非任务），所有灵感与心情记录笔记，所有读书与电影心得，所有部落格完成后的文章草稿大纲也放在这里。也就是所有跟未来“刺激灵感”和“链接知识”有关的资料都放在第二大脑。

・  05重要的放弃：所有必须停止或失败的重要专案笔记，放在这里。

・  06工作封存：所有在“01工作任务”完成的笔记移到这里。

・  07生活封存：所有在“02生活任务”完成的笔记移到这里。

至于你看到图中的其他记事本，都是“我和他人合作共享”的记事本，例如一起进行某本新书专案，一起规划旅行。Evernote是小型合作非常便利的任务与资料共享工具，但为了共享合作，只好分出记事本。

要不然，我自己的记事本就是上面这8个！用最少的记事本就能完成高效率“管理”。

同样用“行动情境”来设计记事本

我们先把观念转过来，Evernote是很好的专案管理与人生管理工具，所以不要一直执着在“分类”，我一直追求的都不是所谓的最佳分类法，而是“最佳管理法”。

东西有没有放在整齐的位置不重要，资料有没有严谨的分类不重要，那重要的是什么？重要的是我的整理有没有办法“引导我去行动”，指引我提升工作与人生的方向？创建未来的顺畅行动流程？

所以我的那8个记事本是如何思考的呢？其实就是根据我的工作与人生的“行动情境”来创建！

我的情境无非就是要在办公室上班，要照顾家庭生活，要推动我个人的梦想（部落格），既然如此，其实我只需要三种记事本：“工作，生活与部落格”，当我到办公时只要打开“工作任务”记事本就能完成所有工作。当我回到家里或周末时专心打开“生活任务”记事本来完成任务。当我每天早起后就是打开“部落格任务”来写一篇文章或准备讲座，这样是不是更专注？

只是说任务会分成未完成与已经完成，所以当“工作任务”里的任务完成了，就把笔记移动到“工作封存”记事本即可，于是有了对应的封存记事本。

至于“第二大脑”与“重要的放弃”，那是因为会有很多参考性资料，非任务的零散想法与心得，这时候需要一个“第二大脑”帮忙储存，以后才能从中激发灵感。

而“重要的放弃”是因为人生中一定有些现在怎样都无法完成的事情，那就先放到未来，有一天准备好了再来完成。

行动情境最精确，是待办清单，也是专案管理流程

你可能会问，难道不用根据每个专案来分类记事本吗？全部混在一个“工作任务”记事本好吗？当然不用，因为专案的部分，我们已经利用“标签”做好分类，而标签更适合来分类需要弹性的专案。

而记事本以“行动情境”来做，最概括，但其实也是“最精确”的区分。可以让任务、专案笔记，很容易地摆入某个明确的记事本中。

因为我的每一天，一定是可以很好的切割成工作、生活与部落格三大情境，因为我就是会出现在三个不同的地方。那么，其实只要知道我在某个地方或时段，该做什么事情就好，例如到办公室，只要打开“工作任务”记事本，就可以完成所有工作。

这样是不是更精确？绝对不会有不知道笔记应该放到哪个记事本的情况，因为我们自己可以决定，也应该自己决定：“我要在哪种情境完成这则笔记任务？”

是要在办公室完成？书房写部落格？还是未来的参考资料？就放入相应的情境记事本。

这时候情境记事本其实就是我们的“锦囊”，进入该工作情境时打开这个锦囊，里面就是准备执行的“待办清单”，我只要专注完成它们即可。