第五章 如何让这个专案系统不会有遗漏？

5-1  记得“排程”，让任务、行动出现在该出现的位置


经过了前面四个章节的演练，我们现在创建了一个可以聚焦在专案上，用专案视角去管理所有庞杂任务、行动的系统。

就像我前面提到的，就算Evernote中有10000多则的笔记，但经过不断的收敛之后，我就会知道，这系统中其实我真正需要掌控的，只是那目前正在推进的20多则专案主目录笔记而已。

一万多则笔记，对比20几则专案笔记。就可以看到这个系统如何有效的帮助我们以身为一个人，真的可以做得到的管理方式，去掌控自己的任务，真正有效的推进你的目标，而且就像本书书名所说，真正帮助大脑减压。

而在接下来这个章节，主要让我们来为这些系统再做一点修补，把它修补成一个相对来说不会遗漏的时间管理系统。

那个你一定会看到那个行动的位置

对应我们在第二章提到的时间管理系统需要的功能，这边我们首先需要补上的就是排程。

每一个专案里面，有非常多要完成的任务与行动，我们同一时间常常同时进行着多个专案，在这种情况下，我怎么确保自己不会漏掉某个专案的某个任务底下的某一个可能要做的行动呢？这时最好的提醒是什么，就是把这个行动摆在我做到某步骤就一定会看到他的位置。

有什么是我一定会看某个行动的位置呢？其实很简单，就是在我们这个系统里，那一则专案主目录笔记所排出来的，属于那个行动的最佳位置。

因为我们一定会照着专案主目录来推进每一个专案，当我们照着专案组目录上面的结构，一步一步的去完成我们排好的行动，当前面的行动完成，自然就会在这个流程清单上看到下一个我必须要做的行动，这就是排程的意义。

而我们要做的很简单，就是两个步骤：

・  第一个步骤，不只是创建专案主目录，并且进一步用排程概念去调整目录的顺序，你的目录顺序，应该就是你觉得要如何推进这个专案的任务前后次序。

・  第二个步骤，就是当有任何新的任务、新的行动出现的时候，不要把它丢在随便的位置上，我要把这个新出现的任务和行动，摆在我们原本已经有的那个专案主目录，以及目录排程中他真正应该在的那个位置上。

排程就是这么简单，最核心的关键就是我必须要把专案的位置准备好。

就像在整理家居的时候，如果可以设定好家里所有东西应该摆放的位置，那么当出现了新的东西，或是不小心被乱丢的东西，我会知道那个东西应该回到哪一个唯一正确的位置上，而以后我就一定会在那个地方找到那个东西，并且不容易恢复杂乱的状态。

时间管理也是一样。我们要创建系统的目的，就是要先把位置设定好，让专案都有一个专案主目录，每个专案主目录上就是所有的任务、行动应该摆放的位置。当这个架构设定好了，任何新的任务和行动出现的时候，我们只做一件事情，就是把它摆进专案主目录的正确位置上。

这样一来，我就不用怕忘记要做什么事，我只要照着排程去行动就可以了。



我的工作专案上面有非常多的行政步骤，同样的在专案的主目录笔记上，我会排出每一个行政任务的流程清单，每个项目的后面则链接到那个行政任务的任务笔记，这样一来，即使行政流程再繁琐，反正我就是照着这个流程清单，一步一步的把它做好，就不怕会漏掉什么步骤了。



在我最前面提到的那个解决搬家烦恼的故事中，我其实也就是创建一个搬家专案的专案评论员记，这样一来，搬家所有需要的任务行动流程都会在那这评论员记的排序中，这时候就算有什么临时的任务出现，例如忽然需要买一个什么家具，反正就是把它列入专案排程中该看到的位置上，  这样一来也可以大幅的卸下压力，反正就是照着步骤完成就好。



5-2  加上“提醒”，如何让时间提醒真的有效？


创建一个排程的专案管理系统之后，你还是可以补上一个时间管理工具常见的功能，就是时间提醒。

确实有些事情就是要在某一个特定的时间点开始做，有些事情就是要在某一个特定的时间点完成，所以这些事情既不需要现在开始做，但是又需要在那个特定时间点到达的时候、或者是之前，记得去展开行动。

而我们的大脑，当然绝对记不住那个时间点，不可能在未来的某个时间点去提醒我该开始去做什么事情。所以我必须依靠一个外在的时间提醒系统。

Evernote就跟大多数时间管理工具一样，也有笔记的时间提醒功能，可以为每一则任务笔记设定一个时间提醒。

什么是无效、有效的时间提醒？

不过，我们前面也有提到，时间提醒常常无效。尤其是提醒我们几点几分要去做什么事情的时间提醒，失效的可能性最大。举例来说，我想提醒自己，明天下午两点用来写文章，于是到Evernote设定写文章的任务笔记在明天下午两点谈出通知，这种思考下的提醒，无效的原因是我并不确定明天下午两点是不是真的有空，可以去完成写文章这件事情。

但是，有无效的时间提醒，也有有效的时间提醒，什么样的时间提醒是有效的呢？

我认为是这样子的，假设六月一号我要进行一个时间管理课程，我创建了一则时间管理课程的任务，拆解出准备这个课程的行动，发现有十几个准备行动必须要完成，我预估大概需要两个礼拜的时间来一一执行这些行动，于是，我把那一则时间管理课程的任务笔记，设定一个五月十五号的提醒。

这样提醒的用意是，让他在五月十五号的时候弹出来，提醒我，我该开始采取这个任务里面的某些行动了！

而在这个提醒底下，我还有充裕的时间去慢慢安排行动。

在这个提醒底下，不是叫我当下就去做某件事情，这个提醒的用意只是告诉我有某一件即将到达的事情，而根据我们之前的任务拆解，我必须现在开始进行他的准备动作，这样子那个时间点到达的时候，我的任务和专案才能相对容易的准时完成。

也就是说，我认为有效的提醒，不是当下要做什么的提醒，而是什么时间点应该开始做准备的提醒！



Evernote笔记的上方，都可以找到明显的“时间提醒”按纽，点击这颗按纽，就可以设定一个提醒日期与时间。



而我建议的时间提醒设定，就是决定这个任务笔记“应该什么时候开始准备”，然后把那个准备时间变成提醒时间。



而Evernote时间提醒最棒的设计，不是在他会弹出通知，而是当任务笔记的提醒到期后，会在Evernote的记事清单上方，出现一排“提醒事项”的清单，所有到期的任务笔记都出现在这份清单上。这个意思，就是告诉我，这些任务是我现在开始要采取行动、要做准备的任务。



5-3  这会是一个怎么样的专案管理流程？


演练到了这边，我们应该已经可以在Evernote当中，创建一个非常严谨，但是其实也很好控管的时间管理系统了！

让我们来回顾一下，在这个系统开始建构的过程最初，我画了一张管理系统的流程图，现在我们已经把这个流程图需要的每一个环节建构完成了！

最终，这个专案管理系统，可以帮助我们创造下面这样子的工作流程。就让我用这个实际的体验心得分享，作为这套系统的一个阶段性的总结。



我每天打开自己的时间管理系统，看到的不会是最底层那些杂乱的任务、行动，或者是资料。

我在这个时间管理系统，将会帮助我看到的是，那个系统最顶端，少数聚焦的专案主目录笔记。

而且，我不用担心那些不在视野中的其他东西。因为我知道，我的系统建构的很完整，相对没有漏洞，所以我只要关注这少数几则的专案主目录笔记。基本上，事情就八九不离十。

就算会漏掉一些事情，那一定也是不重要的事情，所以他们才没有出现在那些最重要的专案主目录笔记上面。

有时候，我会需要一些来自于过去的时间提醒，当那些需要提醒的时间到达的时候，我的系统也会告诉我，让我知道现在应该开始推进哪个专案的准备动作、应该开始展开哪一个任务的相关行动。

并且，我的系统会帮我留下充裕的时间，主动告诉我现在开始有哪些行动应该要去执行。

所以我要做的很简单，就是每天打开我的系统，相信我的系统，执行系统最顶端推进到我眼前的，那些少数聚焦的专案、任务与行动。