第四章 任务子弹“组织”成专案系统

4-1  可以专注目标的专案管理系统


经过了前面一个章节的练习，掌握了时间管理系统中最核心的枢纽，也就是一个一个“任务”，透过创建一个包含了具体成果、拆解行动的任务笔记，现在我们可以开始去推动这些任务了。

不过，虽然这样的任务是时间管理中的基本单位，但是如果只是在任务层做管理，那还是远远不够。

任务的数量，往往依然会很庞大，我们最终必须要决定，哪些任务要优先完成？哪些任务必须在时间不够的情况下舍弃？什么样的任务这时候去执行最好？会为我自己带来最大的效益？

更重要的是，如何知道自己每一天最应该专注的目标是什么？即使当各种事情不断意外发生的情况下，我们也能够保持在自己的道路上，或者起码懂得如何去修正自己的道路。

而这时候，我们就必须要把任务的视野再往上提高一层，进入到专案的视野去做管理。

任务子弹，为什么要从专案视野去管理？

举个例子来说，我要规划一个Evernote子弹笔记课程的“课程大纲”，我要设计一个课程的“报名网页”，我要请设计师画出课程的“主图”，我要跑课程后面的“手续行政流程”，我要“测试许多Evernote的管理功能”。这些其实都是独立的任务，他们有各自可以达成的成果，需要用一则一则不同的任务笔记来拆解，但是他们背后也关联着一个更大的共同目标，就是希望成功开办：“Evernote子弹笔记课程”。

或者以生活上的例子来举例，搬家之后我想为小朋友“规划一间游戏室”，今年的连假想要安排一次“亲子出国自助旅行”，有许多预排好的“孩子打预防针时程”，要开始准备小孩子“上幼稚园需要的资料”，这些也都是一个一个有各自成果的任务，但是他们同样背后关联这个更大的专案、更大的目标，也就是：“育儿计划”。

这时候，除了要在任务层管理之外，如果可以直接从专案层管理，那么我们只要能够掌握好“Evernote子弹笔记课程”、“育儿计划”这两个专案，我们就可以从一个更高的视野去做决定。

这时候我们才能判断，在这两个专案里面，那些任务的轻重缓急是什么？什么应该现在优先做？什么现在可以暂缓？有没有一些任务不在这两个专案中，那么这些任务是不是要先放下，以面干扰最大目标？

我们要打造一个系统的时候，就是想要打造一个可以专注目标的系统。接下来这个章节，我就要来进一步的分享，这样的系统如何在Evernote上面来实现呢？

两个Evernote功能，搞定专案管理系统

接下来我要应用两个Evernote功能，只要应用这两个功能，就可以在Evernote大量任务笔记里面，创建起我们需要的专案管理视野。

我先以下面这张图，来示范说明最终的效果是什么。



在图的最下方，就是任务层，表示的是一则一则在Evernote中独立的任务笔记、专案资料笔记，这样的笔记数量，即使我遵守着，一个任务一则笔记的整合原则，但是以我使用了十年的Evernote之后，我的Evernote当中也累积了上万则的笔记。

但是我不担心这会让Evernote系统变得很杂乱，因为接下来，大家看到图中间那一层，那就是专案层。

我会利用下面将介绍到的Evernote“标签”应用的功能，把相关的任务笔记、相关的资料笔记串联在一起，于是一万多则的任务资料笔记，可以归纳成数量更少的“专案分类”。以我的例子来说，这一万多则我十年来执行过、准备执行的任务，最终的分类其实也不过就是上百个专案分类而已。而其中很多是十年来已经做完的专案，有些是还没开始、只是筹备中的专案，真正当下进行中的专案，可能不过是二三十个。



最后，看到图的最上面那一层，只是把任务跟资料分类到一个专业里还不够，我还要另外创建一则管理笔记，我称呼他为这个专案的：“专案管理主目录笔记”。

在这个专业目录笔记当中，我利用Evernote的“记事链接”功能，把属于这个专案的每一个任务笔记，链接到专案管理的主目录笔记当中。

专案目录笔记就好像是一本书的目录页一样，但是这个目录有超链接的功能，当我打开专案目录笔记，我就可以看到这个专案的每一个阶段流程，链接到每一个流程里需要执行的任务，或者是执行时需要的资料。

我只要去掌握，每一个专案唯一的专案目录笔记，我就可以找到我需要的东西、不漏掉我需要的东西

这样一来，虽然笔记有破万则，但是最后一步一步的收纳归类，其实我每天可能只要在20几则专案目录笔记当中去做管理，甚至通常只要在五六则专案笔记当中做管理，基本上工作、生活就会在它们的轨道上面。

接下来这个章节，就是要利用Evernote具体的功能，实现这样的一个时间管理系统。



4-2  如何分类专案？Evernote标签应用


接下来，我们就来说明如何在Evernote这样的一个时间管理系统中，去对一则一则的子弹任务笔记进行“专案的分类”。

分类听起来是很简单的功能，但为了解决分类里的某个独特需求，我会建议：

不是用Evernote中的记事本功能来分类专案，而是用“标签功能”来分类专案。

为什么呢？让我们一起来思考看看。

一个任务常常跟多个专案有关

在分类的时候，其实我们常常遇到一个问题，只是我们可能没有想过要怎么具体的解决。

这个问题就是，一个资料、一个任务常常在多种专案、多种需求下都会需要使用到。

例如家里有一台吹风机，但是家里有两间浴室，在A浴室洗澡完会需要用那台吹风机，在B浴室洗澡完当然也想用那一台吹风机。那么，这时候这台吹风机应该放在哪一个浴室好呢？放在A浴室，B浴室就变得不方便。买两台吹风机，又变成不是每天都会用得到。摆在两个地点中间，变成两个使用起来都不方便。

工作专案、时间管理上，也会面临这样的分类难题。

我有一则任务笔记是：“Evernote子弹笔记方法测试”的心得笔记，是我不断实验、研究方法、调整技巧，然后获得的任务笔记。这则任务笔记可以用在我安排“Evernote课程”的时候，能够当做课程大纲。但是这个任务笔记也可以用在我要写一本“Evernote子弹笔记新书”的时候，当做新书大纲。

这时候问题来了！这则笔记，如果要进行专案分类，我要分类到哪一个专案才好呢？而且这两个专案都还在同步的进行当中。

如果放在课程专案，我在执行写蔬专案的时候，要取用这则笔记就会变得麻烦。

如果把笔记复制成两份，放进两个专案的资料夹呢？问题更大，我在课程构思的时候修改了这个“Evernote子弹笔记方法测试”任务笔记的内容，那么他的复制体，在新书专案里面的那则笔记，就会变成是旧版本，要不就要花时间也去更新。

这样一来，我的笔记就会变的更加杂乱、版本错乱，而且在实际的执行工作上，很容易遇到错误。

用Evernote标签来多重专案分类

Evernote的记事本，或是传统资料夹的分类方法，都有一个问题，那就是一个萝卜只能放在一个坑。

如果把A任务、A资料，放在甲资料夹当中，这时候，如果A任务与资料，也可以在乙专案中派上用场的话，那要怎么办呢？我不能够同时把一个笔记放进两个资料夹。如果只把笔记留在其中一个资料夹中，执行另一个专案时，我就很有可能在另外一个资料夹，漏掉这个任务。

或者，要不然我就干脆复制成两个笔记吧？复制成两则笔记，放进两个资料夹，这样就会面临同步更新的问题！如果在甲专案里面更新A笔记，但是在乙专案的那一种复制的笔记，没办法跟着更新，这样我在执行乙专案的时候，可能就使用到一个过期版本的工作内容，而这会造成很大的问题、很大的麻烦。

所以，在Evernote中要分类专案的时候，我不建议使用只能一个萝卜一个坑的记事本，要使用Evernote的“标签”。

Evernote“标签”的最大特性，就是一则任务笔记可以同时标上很多个标签！意思也就是一则笔记可以加入多个专案分类。

然后我们可以去过滤某个标签，就可以把包含这个标签的所有笔记分类出来。

如果你对标签模式还不是很了解，你可以想想现在社群上很流行的写讯息方式。

在Facebook、Instagram、Twitter这些平台上，很多人发信息的时候，会在下面加上“#”，作为打卡，例如去台北101看烟火写了一段心得，讯息下面加上：“#台北101”、“#劳瑞斯牛排”、“#新年烟火”。这个用法，其实就是标签，把这则讯息加入上面这些标签，以后搜寻这些标签的朋友，就可以看到你的讯息。其实就是一种讯息分类。

如何在Evernote加上标签分类？



在Evernote电脑端软件的标签列，可以自由添加多个标签。这则任务笔记属于哪几个专案，就把那几个专案的标签加上去。



在手机上，找到“标签”专属的图标，也可以在笔记中添加专案的标签。

如何在Evernote过滤标签分类？



当任务笔记加上标签后，Evernote软件就会出现像图中左方的“标签清单”，点选某个标签，就能看到分类里的所有笔记。或者，你可以直接搜寻“标签名称”，也能找出相关笔记。

如何命名专案标签？



用标签来分类专案，标签名称自然就以专案名称来命名。不过可以加上一个小技巧，就  是用专案“年份”当作开头，这样一来，要为任务笔记添加标签时，只要输入年份，就可以列出该年所有专案标签，不用自己重新输入（后者很容易输入错误，造成标签重复）。



4-3  如何安排目标流程？Evernote记事链接应用


前面我们利用“标签”，让Evernote的任务笔记分类可以变得更加有弹性、更加自由，我们不用再烦恼那个任务到底应该放到哪个专门分类好，反正这个任务跟哪些专案有关，我们就把它用标签分类到那个专业上。到时候我们打开那个专案的标签分类，就会看到我们需要的笔记。

但这样的做还是有一个问题，虽然笔记都会出现在他属于的专案分类当中了，但一个大型专案常常会有数十则，甚至上百则的任务笔记。

例如一个旅行的专案，里面可能有订旅馆的任务笔记、排行程的任务笔记、机票的任务笔记、购物清单的任务笔记、每一个想参观的景点任务笔记、预定重要餐厅的任务笔记、旅游心得的任务笔记、记账的任务笔记等等。

这时候当我们打开某一个旅游专案的分类标签，有可能看到的是五、六十则以上的笔记资料，这样有办法快速找到当下需要的笔记在哪里吗？

每一个专案，一则专案管理目录笔记

如果说现在正在旅途上，我要搭公车转换到下一个景点，我要赶快找到当初规划好的公车任务笔记，结果打开这个专案标签分类，展开在眼前的却是七、八十则的笔记资料，我要开始从笔记的标题、预览文字，去慢慢找出到底那一则公车任务笔记在哪里？这时候我们一定也会觉得还是很麻烦，任务笔记在那个地方没错，但是我却没办法很快的找到他。

这时候还可以做什么进一步整理呢？是不是要再做更进一步的分类呢？

我不建议再进行更多层的分类，因为分类的太多层，就好像你的电脑硬盘里面十几层的资料夹一样，如果你有这样的经验，仔细想想，当资料夹很多层，每次要找到一个资料要打开好几层的资料夹，这是一个节省时间还是一个很花时间的动作呢？我相信这是一个很花时间的动作。

所以我这边建议的整理是，专案的标签分类创建好，这就是我们最后一层的分类整理。接下来，我们要利用Evernote的“记事链接”功能来创建每一个专案的目录，我称呼这个目录叫做“专案管理的评论员记”。

我们为每一个专案，多创建一则专案目录笔记，以后我们就只要在专案目录评论员记上做管理就好了。就像我们看一本书，先看目录页，找出我需要的章节在哪一页，然后直接翻开，不用一页页找。

举例：如何用目录笔记管理专案？

回到刚才的旅游专案也是一样，虽然里面有七、八十则不同任务笔记，但是我只要创建一则旅游目录管理笔记，就能好好掌控他。



打开某个旅游专案标签，可以看到这次旅行需要的各种任务笔记，都在其中，但我们不要在这堆资料里面去行动，这样不一定有效率。



我会创建一则这样的旅行专案目录笔记。里面每一条笔记链接，都会连到这次旅行需要的笔记。

于是我把机票、旅馆的任务笔记，链接到这个旅行专案目录笔记的开头，并且剪贴了关键信息，因为这是旅行中最常查找的。



我在旅行专案目录笔记中，排出这次旅行的行程，每一天要前往哪些地点，这时候如果需要参考哪些交通、地点笔记，一样链接进来。这样一来，我是不是只要看到这则专案目录笔记，照着目录上的规画行动，就很方便了呢？

如何创建记事链接？



创建记事链接的方法很简单，在电脑版Evernote中，只要在记事清单的某则记事上点击右键，选择［复制记事链接］。然后到另外一则笔记中，想要插入记事链接的位置直接贴上即可。



如何快速创建大量笔记的目录链接？

像是下面是我的育儿专案中的那一则育儿专案目录评论员记。在育儿专案中的宝宝日记、副食品食谱、婴儿器材、孩子检查资料，虽然都是不同的笔记，但都在这则“育儿专案目录评论员记”中有记事链接，我只要照着目录，就可以找到所有的资料。



如果一次要创建多则笔记的记事链接，可以这样做。在电脑版的Evernote中，按住键盘［Ctrl］，就可以用鼠标一次选择多则笔记，这时候，在多选笔记的任何一则上点击右键，选择［复制记事链接］，就可以一次复制贴上多则笔记的超链接了。



4-4  专案的参考资料怎么处理？


透过前面所说的两个功能与应用，我们开始将大量的子弹任务笔记，慢慢以专案的视角重新整理，重新归纳。

我们把每一个任务笔记，都利用标签，关联到跟它相关的专案目标上。这样子我在浏览任何专案的时候，都可以很看到我需要的任务笔记。

更进一步的，我在每一个专案标签分类中，再创建一则专案管理的目录评论员记，透过Evernote的记事链接功能，在专案目录笔记当中以目录的概念，做好目录的分类，专案里的任务与资料就在那一则专案评论员记中创建目录。目录会连到每一则笔记，这样一来真正执行专案的时候，不管它是一个旅游专案、育儿专案，还是工作上的专案，都只要去看那个专案的目录评论员记，就可以找到所有的东西。

把资料放入系统中真的要使用资料的位置

不过，这边我要延伸解答一个可能有些朋友会产生的疑惑，这本书讲到现在，都用时间管理的方式来架构Evernote的应用，所以我们聚焦的是任务笔记怎么拆解、任务笔记如何分类、任务笔记如何创建目录？

但是一个专案执行的过程当中，一定会出现一些资料，这些资料应该要怎么办呢？

例如我要写一篇文章，我可能会查看一些网页、阅读一些书籍，这些资料要不要纳入Evernote的任务管理系统来整理呢？当然要。

我在规划一个旅游专案的时候，除了要产生行动的任务外，我也可能单纯需要一些当地景点的介绍文章，这些参考资料要不要也放进Evernote的任务管理系统来管理呢？当然也要。

尤其这些资料型的内容，有时候不一定可以直接剪贴到任务笔记底下，这有可能会让那个任务笔记变得太庞大、难以编辑。也有可能就像前面说的，同一个资料，会在不同的任务里面被用到，这时候剪贴到特定任务笔记里面同样会有问题。

所以这时候怎么做呢？利用Evernote的这个管理系统，可以创造下面这样的一个系统管理工作流程：

・  第一步，善用Evernote各式各样的剪贴资料功能，把资料用最短的时间，快速的丢入Evernote的管理系统当中。（Evernote作为资料库、知识库的剪贴功能，可以参考我的另一本着作《Evernote  100个做笔记的好方法》）

・  第二步，剪贴资料的当下，就要立即思考这个资料哪些专案会用得到？然后立即加上那些专案的标签，这样一来，以后打开那个专案分类，就会看到那个资料。

・  第三步，有时间的时候，利用记事链接的功能，把剪贴的资料，链接到派得上用场的任务笔记的某一个行动上，或者链接到专案管理的主目录笔记的某一个派得上用场的清单上。

善用Evernote的快速剪贴、快速标签，以及链接整理，那么这些资料性内容放进系统后，就不会一团混乱，就会在我们需要它的时候，看到、找到、用到那个需要的资料。

关键就跟时间管理的概念一样，我们必须把需要的资料，排入系统当中，放进系统已经预先安排好的、会用得到的那个资料位置上。

只有创建一套这样的逻辑，才是一个更轻松更准确的管理方法。



一则资料笔记，创建时，我就会思考这是哪些专案用得到的？然后添加这些专案的标签，放入那个专案的分类中。



接着打开那些专案的目录评论员记，看看这则资料应该放入专案流程的哪个位置中？在哪个步骤用得到？就把记事链接插入。