第三章 把“任务”演化成“子弹”

3-1  一个任务，一则笔记，一颗子弹


接下来我们就开始利用Evernote打造出自己的子弹笔记方法，以及一套有效的时间管理系统，不过，这边我有一个跟一般子弹笔记方法不一样的切入点。

大多数子弹笔记方法，一开始都会教我们开始列出每天的子弹行动清单，这点看起来确实非常的有吸引力，列出每一天的行动确实看起来非常的有成就感，可是就像我们前面两个章节所分析的，这样做很容易让待办清单最终依然陷入那一个“做不到的待办清单”的恶性循环。

列出行动当然重要，但行动跟行动之间有所关联，一系列的行动才能获得一个有价值的任务成果，而关联更多的任务成果，最终才能完成一个真正创造巨大价值的专案目标。

所以我自己的实战经验，认为我们一开始，应该管理的不是立刻就排出我们的每日子弹行动清单，而是先从行动、任务、专案这个系统中，系统的中心点，也就是“任务”开始打造起。

以“任务”作为焦点，才能帮助我们真正拆解出可以做得到的每日行动清单，并且可以帮助我们不要陷入混乱的、分散的行动当中，以及可以创造真正有效的成果。

不是在行动中迷失，而是在逐步创造的成果中推进，更能创造出一个有意义的时间管理系统。

避免瞎忙，就是避免分散行动

让我先用一个故事来说明，这个故事是我从《SCRUM用一半的时间做两倍的事》这本书上所看到的。

假设周末时间到了，我有一整天的空档，可以来处理一些之前累积很久没有做的家务。这时候，我就想说：

・  那来整理一下前面的庭院好了。

・  但是扫了一下落叶之后，我想起来厨房买了一个新家具还没开始组装。于是落叶扫到一半，我跑去开始组装家具。

・  但是组装到一半之后，我又想起来客厅的墙壁还没刷上新的油漆，于是我开始开始跑去刷油漆。

・  结果油漆又刷到一半，我又想到书房的书柜，还没有把书做好整理，于是我又跑去整理书柜。

・  整理到一半之后，其实大半天的时间已经过去了，我做了很多事情，也开始觉得很疲累了。

・  于是我跑到客厅沙发上打开电视，想要放松一下，然后一转眼，一整天的周末时间就过去了！

这是不是很像我们周末、上班日会出现的待办清单？

而当我仔细回想的时候，会发现这个周末过得非常空虚，过得没有成就感，觉得需要更多时间放假让我把所有的事情都处理完成。为什么会这样呢？这种感觉，是不是也常常跟工作上遭遇的忙碌却空虚的感觉很像呢？

因为我当做一个行动时，东做一个、西做一个，没有考虑到行动的相关性，没有考虑到行动背后那些要完成的任务成果，最后虽然做了很多行动，但却没有真正完成一个有价值的任务。

・  庭院扫到一半的落叶，看起来还是跟没有扫过一样。

・  厨房组装到一半的家具，依然是一个无法使用的家具。

・  油漆到一半的客厅，看起来可能还更丑。

・  书房整理到一半的书柜，下一次我可能忘记自己整理到哪里，说不定还需要重新再整理一次。

于是一整天都觉得自己很忙，花了很多力气，但最后没有获得一个真正的成就感，也没有任何一个成果被真正的完成。

这其实是时间管理最大的问题，感觉瞎忙，却没有真正完成任何有价值的事情

而这里面的关键，就在于我们只看到行动，却没有看到行动背后真正可以要完成的任务成果，并且，没有聚焦去完成任务成果。

我们一开始不能把焦点放在那些零散的行动上面，而应该聚焦在可以带来成果的一个一个任务上面。

所以，我们一开始要学会的，不是列出每天的行动清单。

在时间管理系统中第一件要做的事情，其实很简单，就是锁定好那些有价值的事情，把那些有价值、可以带来成果的事情，变成一个一个任务，然后从任务的角度，开始思考。

Evernote中的每则笔记，就是一个任务核心

这也是为什么我在时间管理系统的工具选择上，其实很少利用待办清单类型的工具来做时间管理。

因为对我来说，时间管理不是一个一个行动的组合而已，时间管理最核心的价值应该是：锁定、确认、思考我想要创造的任务价值。

Evernote就可以利用一则一则的任务笔记，来聚焦在任务上，在任务笔记里面，好好先把任务的目标愿景思考清楚，就像写笔记那样，然后才是去拆解行动清单。

我也遇过很多朋友问我，他的Evernote使用久了之后，常常笔记变得非常的散乱，资料分散在很多不同的笔记当中，要处理一个任务，因为任务的行动散落在很多不同的笔记，很容易漏东漏西。那么，我们要怎么样把Evernote里面的笔记，变成真正好搜寻、好整理，使用起来又非常地轻松、便捷，并且提高生产力呢？

这里我提出一个很简单的原则，那就是：“一个任务、一则笔记。”

把任务的目标成果、任务的行动清单、任务相关的资料，都放入同一个任务的同一则笔记当中，那么Evernote就会变得非常好整理了。

用任务成果来对焦，会让整理更简单

因为，我们的工作、生活驱动，就是以任务成果为中心。

任务可以创造一个具体的成果，以前面的例子来说，组装好厨房的家具是一个任务，彻底的清扫完成是一个任务，把客厅完整粉刷完成是一个任务。只有真正完成一个任务，一个具体的成果才会产生。

而在这个可以达成具体成果的任务底下，可能需要采取多个行动步骤，可能需要准备一些资源，可能有一些参考资料，我们都把它放在同一则Evernote任务笔记里面。这样子一来，当我想要完成某一个任务成果的时候，我就会立刻在同一个地方找到、看到我需要的东西。

就算暂时漏掉其他的东西，也没关系！因为回推时间管理的核心价值，无非也就是完成一个个任务成果，所以只要以任务的成果为核心来管理，我们就可以把握住我们真正需要把握住的东西。

反过来说，如果我们不是这样子做，会怎么样呢？

比如说，我也看过有些朋友在做Evernote，或者在做任务管理的时候，是把行动、资料分散在很多不同的地方。想粉刷客厅墙壁油漆，这个想法新增一则Evernote笔记，开始找油漆相关资料，又多了好几则油漆资料笔记。要准备购买油漆相关的工具，又是第三则不同的笔记。这样不是以任务成果为核心的管理，最后笔记当然会变得很混乱，而且使用上一样会漏东漏西，要找东西的时候找不到我们需要的东西在哪里。

案例：任务笔记如何引导更好的行动？

接着，让我举一个自己在Evernote上的实例。

就像前面的文章也有提到的，有一阵子，我在周末的工作很多，老婆很希望周末我能够带孩子一起去做一些活动，可能是吃个早午餐，或是趁天气好的时候去踏青郊游。

一开始只是一些“想到就做”的分散行动，但是我开始思考，这些行动背后要完成的那个真正的任务成果是什么呢？于是我创建了一则：“好好陪伴老婆与孩子的任务笔记”。

我开始在这一则笔记中仔细的思考：我想达成的真正任务成果是什么？并且将他们写入笔记中。

然后在同一则笔记当中，我继续思考，要达成这个任务成果，我可以做哪些行动？我可以带小孩去吃我和老婆也很爱吃的早午餐餐厅、我可以带小孩去踏青，那么有哪些适合亲子踏青的地点呢？或许我不一定要等到周末才能陪伴老婆与孩子，在平常上下班的起床时间、下班回家时间，有没有什么可以和老婆与孩子创造更多美好家庭回忆的行动呢？我把这些行动全部都列出来，变成同一则笔记中的任务行动清单。

然后也在同一则笔记里面，我把那些可以去的早午餐餐厅、适合亲子郊游的地点、想跟孩子一起看的童书、可以帮孩子做的早餐，相关的资料全部都放入或者链接，统一到这则Evernote笔记当中。

于是，这则笔记就变成了我的一则聚焦在某个人生重要任务成果的笔记。



而更重要的是，这样的笔记方法，帮助我非常聚焦在“真正完成某些成果跟价值”上面，而不是在零散的行动打转。

我会一直看到这则聚焦某个价值的任务笔记，他会提醒我真正要完成的成果是什么，并且打开这则任务笔记，我会很轻松、不遗漏的，找到要完成那个任务成果所需要的行动跟资料。

这则要好好陪伴老婆和孩子的任务笔记，在我真实的生活中发挥过很多次的作用。

我记得有一次，同样礼拜六我要去授课，是下午一点的课程，我本来计划早上好好的备课，中午出发前往上课地点。

但是前一天礼拜五的晚上，孩子忽然有点身体不舒服，老婆说周末的早上可不可以在医院九点开门的时候，先带小孩去看医生。当然，小孩生病一定要带去看医生。不过老实的说，第一时间，我的心里确实产生了一点点不愿意的感觉，或者说产生了一点点有压力的感觉，因为我开始焦虑原本已经准备好要来备课，现在却被意外插入另外一个行动，时间似乎开始不受我的掌控。

但是，这时候我看到了，前面这则“要好好陪伴老婆孩子的任务笔记”，打开笔记，我看到了这个任务我想完成的成果是什么，看到了可以利用时间好好陪伴孩子的各种不同行动。

于是这时候，我想到陪孩子去看医生，也是属于这个任务下的相关行动，而如果要让这个行动可以链接出更大的价值，那么不如把他做得更好，完成得更彻底。

我那时候跟老婆说，虽然医院九点才开门，我们不如八点就提早出发，先去医院旁边一家在笔记上还没去吃过的早午餐餐厅，和孩子一起用个简单的早餐，然后再一起去看医生。大家在愉快的心情下面回家，我还是有时间休息一下，准备一下课程，或者我提早礼拜五的晚上先准备一下。

但是这样一来我们在周末的早上，就不仅仅只是完成一个看医生的行动，而是真正完整的完成了一个陪伴孩子、创造回忆的任务，真正产生了我们想要的任务成果！

真正有杀伤力的任务子弹

这时候，一个真正的子弹才会产生。

真正的子弹绝对不会是那些分散的一个一个小行动，因为小行动没有杀伤力。

组装到一半的家具，油漆到一半的客厅，没有完成任何成果，不构成任何攻击的威胁性。要有杀伤力，就是要把任务的成果真正的完成，真正创造出成果出来。

所以只有聚焦任务，才有办法变成子弹。我们应该要在任务上面做好整合跟管理，把它变成时间管理的枢纽。

让我来为大家统整一下：

・  行动很多，我们要以少驭多。

・  以任务为枢纽，来管理分散的行动。

・  任务很多，我们继续上升到专案的视野。

・  继续以少驭多，以专案来管理越来越多的任务。

其中，任务这个环节，则担负了起承转合的枢纽作用。

这就是一则笔记、一个任务，它会变成一颗子弹，所能带来的效果。

而如果我们使用Evernote来建造这样的子弹笔记系统，他和一般待办清单最大的不同，就是它非常适合用来整合、理清这样一个一个的任务目标。

而事实上，我觉得比起列出每天行动清单，反而是一则一则做得好的任务笔记，才是真正提升生产力的关键。

因为我们不是在管理行动，我们其实真正的目的，是在管理我们所能完成的价值、所能创造的价值。



3-2  如何在Evernote中拆解、整理任务？


下面，让我快速用另外一则自己的Evernote笔记，来展示一下如果在Evernote中进行一则任务笔记的拆解。

基本上我会用下面三个原则，来架构出一则任务笔记：

・  想要获得什么具体成果？

・  拆解出需要做的下一步行动

・  整合任务需要的相关资料

想要获得什么具体成果？

下面让我来实际解释，目前如何在Evernote上进行子弹任务笔记的管理。

首先，当我遇到一件事情、需要采取某个行动，或者诞生某个想法的时候，我就会去想，这是不是一个具体的任务？有没有这个任务想达成的某一个具体的成果？如果有，我就开一则新的任务笔记，开始拆解，之后跟这个任务相关的所有事情，都要整合到这则任务笔记上。

换句话说，也有可能是我想到一个行动、想法，发现之前已经有某则任务笔记与此相关，我就可以直接把这个想法、行动，放入之前的任务笔记当中。这样，就可以逐步的做出时间管理系统需要的整合，笔记也不会零散。

每当一个新的任务笔记诞生之后，无论他是工作上的专案、任务生活中的事情、个人的兴趣、习惯的养成，或是某个愿望，总之都要先思考一个问题：“这件事情到底我想要达成什么具体成果？”并且把这个具体的愿景描述出来。



因为，同样一件事情很有可能因为我设想的具体愿景不同，而会衍生出不同的行动方式。

我们必须要先确认想要达成的具体成果，才能开始知道怎么拆解出有效的行动。

有时候我们的行动卡关，一个很关键的原因就在于我们搞错了，或是没有确认想要达到的具体成果。

例如同样是跑步这个习惯，我原本一直觉得自己必须每天早上空出一个小时的时间来完成跑步，但是我早上根本就空不出那么多的时间，于是这个任务一直卡关在那边。

但是如果重新去设定我的具体成果，说不定会发现，自己想要的成果只是帮早上找一件有趣的事情，或者只是想要让早上更清醒，或是稍微提升一下自己的心肺能力。

而这些成果，其实都不一定要用早上硬挤出一个小时的跑步时间来达成，是我自己把自己卡在那一个根本不需要的行动上面！

如果确认我的成果，我将会发现有很多实现这个成果的可能性。

拆解出需要做的下一步行动

于是当成果被确认后，我就开始在同一则笔记里面，以目前可以想到的，拆解出要达成这个成果需要的下一步行动清单。而且，我指的是要有创意的、全面的去思考符合成果的行动清单。

这是什么意思呢？让我用自己真实的跑步习惯任务案例来做解释。



你可以看到图中，我的跑步计划行动清单是这样设计的，我并非只是简单的决定：“每天早上五点起床去跑步，六点半回家，开始洗澡准备出门上班。”并非只有设定这样单一的行动而已。

因为我知道，这种单一、固执的行动，实现的几率非常的低。因为我们会遇到各种意外的状况，可能今天早上赖床了，快六点才起床，心里就想说时间都过了，今天先不要跑步好了。说不定今天起床的时候下雨，想说天气不好，今天不要跑步好了。说不定前天晚上回家的时候很累，想说精神不好干脆直接取消明天的跑步好了！

如果我们的行动很单一，我们实现任务的可能性就会降低，但事实上并不需要如此，我们可以为符合成果的任务，拆解出更多元的行动。

例如我会继续去思考，那么如果我五点半才起床，我可以实现什么跑步计划呢？或许就不是像原本一样到体育场去跑步，而是到家里附近的小学公园跑步。我再继续设想，如果不小心六点起床，我可以怎么实现这个计划呢？于是我发现，从想要达到的成果来看，跑步其实不是我唯一可以采取的行动，如果我想提升一下心肺能力或精神，六点起床的时候，我也可以利用一个在家健身的App，简单练习一些地板伸展动作，同样可以达到我想要达到的成果。

甚至还可以继续想，如果早上临时有事情，我可以利用中午午休时间去外面快走，30分钟、一个小时，是不是也能达到我的想要达到的成果呢？

于是我就在笔记里面，在那个任务多元可能性的行动清单拆解出来。

不是立刻去列出每天的行动清单，因为固执于每天行动清单，反而真正实现的机会降低了。我是回到每一个具体的任务笔记当中，去拆解出这个任务可能可以实现的“可能性的行动清单”。

然后，无论我遇到什么情况，五点起床、五点半起床、六点起床、早上很忙，我都有办法继续推进这个任务，继续累积这个任务想要达到的成果。

这样一来，困难的事情，就会变得简单，并且我们可以更加地善用时间。

整合任务需要的相关资料

最后，如果这个任务需要一些相关的参考资料，我也可以把那些资料直接剪贴到同一则任务笔记的最下面。

如果资料量很多，没办法统一在同一则笔记，那我可以把那个资料笔记，用Evernote记事链接的方式，连接到同一个任务笔记的相关处。

关于“记事链接”的方法，在下一章讲到专案整理的时候，我会做更详细的解释，如果不清楚操作功能的朋友，可以统一到下一章查看。

而这样一来，一个像子弹一般的任务笔记，就在我的Evernote中建构完成了。



3-3  拆解下一步行动的具体操作技巧


看完前面，我实际拆解任务笔记的例子，你可能发现这样子的任务管理方法，有两个重点：

・  第一个重点，聚焦在一个真正值得完成的任务成果上，并且把任务的所有环节，统一在一则笔记当中进行管理。

・  第二个重点，当任务可以拆解出具体下一步行动清单，这时候这个任务就可以被更有效地往下推进。

这些具体的下一步行动清单，可以帮助我们知道应该怎么执行？知道可以在什么时间去推进？这个任务的成果

但是这时候会遇到一个很大的难题，当我们在拆解任务的时候，或许我们还相对容易看到任务的成果，但是我们却不知道怎么拆解出具体详细的下一步行动清单。

要写一份报告，我们觉得就是写一份报告啊？还能够拆解出什么行动清单吗？为什么Esor可以从写一份报告，想到需要设定题目、需要搜寻资料、需要研究案例、需要列出大纲、需要写一个草稿、需要画一个图等等行动，我们要怎么样在各种工作、日常事情上，都学会可以快速地拆解出下一步行动呢？

这里就让我针对这个问题，分享我的一个具体的作法。

四个拆解行动的思考方向

我的方法很简单，无论如何，我们总可以在一个任务底下，先列出第一个行动吧？或者你就把那个任务要达成的成果，当作第一个列出来的行动。有了第一个行动之后，接着我们往这个行动的上下左右四个方向去思考。



上，我需要先做什么？这个任务需要哪些前置行动？有哪些前置条件？

往上思考，就是往前回推，如果要做到这个行动，有没有比他更前一步的行动必须先做呢？有没有比前一步行动再更前一步的行动必须先做呢？

不断的往前回推，思考出更多前一步行动清单，其实就知道真正的第一步行动是什么，以及下一步行动的清单了。

下，我能继续做什么？完成这个行动后，我还可以继续采取哪些行动？

往下思考，就是往后延伸，如果这个行动完成了，我还能继续采取什么行动，让这个成果变得更好吗？或者有没有其他任务会跟这个行动相关，可以把彼此连接在一起呢？
透过这样方式，让行动创造更多价值，并且拥有更多未来诱因。

左，我还可以做什么？这条路如果走不通，可以换成做什么？

往左思考，就是水平思考，去开展这个行动有没有其他可以替换的行动？有没有其他可能性？如果原本缺省的这个行动走不通，有没有其他可能可以采取的作法？也可以达到类似的成果呢？

透过开放式的水平思考，我们不需要固执在唯一的行动上而裹足不前。

右，我还想要做什么？这个任务我有没有其他想要的成果？

往右思考，另外一种水平思考，如果原本的这个行动走不通的时候，有没有可能替换其他也想要达到的成果，当成果替换，行动也会跟着替换，于是我就可以不用卡在原本的行动上面，继续去利用时间，采取不同的行动，达到类似的成果，而且一样是我想要达到、需要达到的成果。

案例：具体拆解下一步行动

我不是说，每一次在拆解任务的时候，都一定要把这四个方向的行动拆解得非常清楚，不需要这样子，因为这样子也太累了！

我的意思是，如果当你发现任务走不通、卡住、拖延，那么可以从这四种方向里面，去寻找一个方向，或是采用两个、三个方向试试看，有没有可能把行动拆解得更具体、更详细，以及更可能被执行？

让我用一些实际的案例来做示范，让大家更容易理解这四个技巧。

假设我现在有个任务：“想要养成每天回家阅读书籍的习惯”，这时候我怎么拆解出可以帮助自己实现这个任务成果的具体行动呢？

往上思考，往回推，如果想要养成每天回家阅读的习惯，我需要先做哪些行动？

・  我想到回家之后必须要先有一本可以看的书，所以我要先买好一本书。

・  但是我想看的书是什么呢？或许先挑出一本我需要的好书。

・  我一边阅读，想要一边学习，那么可能要为自己准备一个做读书心得的笔记本。

・  如果我希望阅读的时候很有气氛，那么要准备好一个播放音乐的工具。

・  当然我一定要先想办法空出回家可以阅读的时间。

・  而这有可能会牵涉到我必须在工作流程上让自己可以准时下班。

你看，光是一个往前回推，马上就列出了几个行动清单。

我们继续往左边想，我可以做哪些替换行动呢？如果我回家没办法好好的待在客厅或书房看书的时候，有没有什么可以替换的行动呢？于是我想到：

・  如果说不要用看的话，可以怎么看？

・  可不可以用听的，那要怎么用听的呢？

・  或许可以用买电子书的方式，让电子书App朗读电子书给我听。

・  这样我洗碗、洗澡的时候，都可以播放我想阅读的书。

接着往右边想，有没有其他我也想达到的类似成果呢？这个任务除了养成每天阅读习惯之外，有没有其他我也想要达到的成果呢？或许我想到的是我的工作上效率不够高，我很希望赶快提升我的工作效率，那么把这两件事情连接在一起，我就知道，我不只是要养成每天回家阅读的习惯：

・  我还必须先去找对工作效率提升有帮助的书。

・  优先阅读这些书，赶快获得更有效成果。

最后往下思考，如果真的养成每天回家阅读的习惯，做到了之后，有没有可能为这些行动再创造更多的延伸价值？我还可以继续做什么？这时候或许我可以想到：

・  可以把我的读书心得笔记，变成一篇网络上的分享文章。

・  或是干脆剪接成一个Youtube的说书影片，它分享出去。

・  让更多人受益，也为自己创造更多延伸的成果跟价值。

你会发现，一个原本单一的任务行动，经由这样上下左右的四个方向拆解，他会找到更多可以推进的行动，任何情况下我都可以采取某种行动来推进这个任务，我会很明确的知道要达成这个任务成果，该做哪些行动与准备，才相对不容易卡关。

并且，这个任务会变成更有趣，这个任务可以延伸更多的价值，而我会更想要做这个任务。

其实要把任务拆解出详细的行动清单，没有大家想像的那么难。

我们只要不执着于一定要做某个步骤的想法，而是应该开放自己的思考，从我前面提到的这四个角度重新设想，你也可以为任务拆解出具体、有趣、有效的行动清单，而这时候，任务可以被真正的推进。



3-4  如何在Evernote快速撰写简洁有效的行动描述？


你有没有在做笔记时，遇过这样的困扰？听着老师讲解，或是主管报告，快速把听到的每个重点记录下来，觉得自己好像记了很多，但事后回头看笔记，觉得一团混乱！甚至看不懂自己到底在写什么？或是原本误以为内容丰富的笔记，却很多重复内容，发现真正的重点并没有记到？于是你还要再花很多时间重新整理一次笔记？

经过前面的时间管理笔记方法后，我们发现需要常常在笔记上做“任务拆解”，这时候，要怎么快速“写好笔记”呢？在这篇文章，我想落实在Evernote上，分享如何把拆解出来的内容，利用功能整理好。

用主题树状大纲来整理任务笔记

我自己有一个很简单很简单的笔记方法，说出来没什么稀奇，而且立刻就能学会。但我也发现很多朋友做笔记时，没想到用这个逻辑去写，导致“第一次”的笔记常常混乱没有章法。

这个笔记方法，我称之为“主题树状法”。简单的说，就是利用“主题编号、树状阶层”的形式来写笔记。

重点是，并非写一段段的描述文字，也非单纯条例重点，一定要同时符合“树状阶层、主题编号”两个原则。

范例可以参照前面我的许多任务拆解笔记图，这样的“主题树状大纲”，可以很轻松地把思绪整理起来，并且保持下次思考时的延续（因为可能要想好几天、好几个礼拜）。

“主题树状笔记法”要解决的三个问题

为什么要这样做笔记呢？要破解三个问题：“笔记顺序散乱、理路缺乏逻辑、重点混杂不清”，还有因此导致的要重复整理笔记的问题。

解决第一个问题，让笔记顺序不杂乱，任务拆解有次序。

如果只是想到什么就流水帐的笔记，很难把前后相关的重点整理在一起，也很难把同类的重点做分类，于是你的笔记里重点可能是七零八落的。

这时候，善用“树状大纲”的分层梳理方式，可以在做笔记时，就做好重复重点的整合、相关理路的整理，让笔记不分散。

解决第二个问题，让理路有逻辑，让任务思考有层次。

笔记目的是重点整理，但以前我们刚刚在学校学会写笔记时，都只学会照抄比记的方法。

老师上课或书本阅读时，为了解释清楚会参杂很多额外信息，笔记并不需要把这些全部都写下来。但我们很容易陷入什么都写的迷思，自己不思考，只是一股脑全部照抄的笔记，反而事后自己更难看得懂！

这时候，“主题思考”、“大纲分类”的笔记法，可以强迫我们问自己：“主要重点是什么？逻辑顺序是什么？”自然做出有自己思考的笔记。而这也是任务拆解时需要的思考层次。

第三个问题，让重点凸显，明确关键的行动。

一个任务、一本书、一堂课，他的知识脉络通常是多线剧情，例如要解决什么问题？采用什么方式？有哪几种策略？这多条线在上课与阅读时，通常是同时多线进行。如果笔记把他们全混在一起，事后就很难梳理。

而“大纲阶层”，就能适合同时展开多条线索，每次找到哪一条线索的新重点，就纳入该条线索中，多条线索可以同时整理。

其实真的很简单，只是我们要改变一下习惯，把笔记变成“主题大纲”，而不是单纯描述或条列的笔记即可。

如何快速写下行动的重点？

开会讨论时，怎么快速写下有效的下一步行动笔记？不让会议开完后，大家都还不知道怎么行动？

老板、客户跟我交代事情时，如何快速记录对方重点，写得快，而且写得好，没有漏掉关键，甚至当下发现对方遗漏的关键，实时提问，让事情顺利完成？

我自己脑袋中迸出要做的事情时，也能够快速笔记下来，并且事后看得懂自己真正要做什么？

这些问题，其实都可以在“书写方法”上解决，只要在每次笔记任务时，根据下面四个关键字来书写：

・  行动：具体要做的是什么行动？

・  对谁：有没有明确要对谁行动？（如果没有，可省略）

・  成果：具体要完成的是什么成果？

・  时地：有没有明确要执行或完成的时间地点？（如果没有，可省略）

原本可能只是“对方讲什么，我就拼命纪录什么”，或是“脑袋想什么就原封不动写出来”，导致行动愈写愈长，但最后反而看不懂、写不完、有遗漏。

如果改成“只记录四种关键字”，不成句子也没关系，反正是在写行动，不是在写文章。

要注意的是，这四个关键字缺省的行动主角是［我］，如果要记录的是他人要做什么任务，那就在开头加上第五个关键字：［谁要做］。

让我举一些例子来试试看，我用大纲的方式，来做出对比。上层是一般任务的描述，仿真他人交代时的语气，或是开会讨论时的内容。下层则是利用“四个关键字”快速书写行动：

・  要用Google文件制作一份协同合作大纲，共享给某位作者，让作者可以一起实时编辑，而且要在礼拜五前完成。

◇共享  某作者  大纲协作  礼拜五前

・  礼拜四之前需要去公司附近的某某银行领出多少钱。

◇领钱  某某银行  多少钱  礼拜四

・  要测试某软件的功能，列出要写的文章的大纲。

◇测试  某软件  大纲。

透过抓出“行动、对谁、成果、时地”四个关键字，精简原本描述性句子，这样可以节省纪录的时间，而且未来还是看得懂要做什么。

有时候，也不用四个关键字都写，可能不需要对谁，没有明确时地。但通常一定会有某个具体行动，以及这个行动要产生的成果。

你可以在四个关键字之间加上一些符号来区隔，例如逗点、冒号。不过我习惯用［空格］，因为节省输入时间，手机上打个空格也很方便，并且最后也还是看得懂。

很多时后讨论一件事情，到了结论，虽然把方向记录下来了，但其实根本不知道要“做什么”，就是因为书写行动时，忘记问这四个问题：

・  到底具体要采取什么行动？

・  有没有要对谁去做？

・  具体要完成的成果是什么？

・  有没有限制什么时候前完成？

你需要学会的Evernote大纲、核取功能

最后，我补充一下教学图，看看要怎么在Evernote编排大纲，或是插入待办清单的核取方块。

这些功能在Evernote  的手机版、电脑软件上都可使用，我以手机上来示范，其实功能都在编辑工具列上。