第二章 应该创建怎么样的任务管理系统？

2-1  以少驭多，创建你能够驾驭的系统


经过前面步骤，我们设定好要建造的系统的最终目标。

接下来，我们就根据这些目标，来设计这个系统应该具备哪些功能。这样一来，最后就将这些功能一一实现，就能打造出一套流程，这套流程就是我们这本书所要创建的任务管理系统了。

所以接下来我们要问自己，我需要的时间管理系统，要具体解决哪些问题？他的正确流程是什么？应该具备哪些功能呢？

这个顺序，其实也是我们在实现各种目标、专案、一个有价值任务的时候，应该遵循的顺序。

我们不是埋头到一大堆杂乱的事情中去苦干，这样虽然也能可能解决一些问题，但会花上许多时间、浪费很多精力，甚至很有可能走错方向，导致最后感觉自己在瞎忙。

这个顺序非常重要：

・  第一步，永远都是先设定好自己到底想要达成什么目标。

・  然后根据目标，进一步设定我们需要什么样的功能，或是需要完成哪些阶段性成果。

・  然后我们才开始安排我们的行动，去把这些功能、成果逐步的实现。

这样一来，我们才不会陷入杂乱中，最后我们就可以达成或趋近我们想要的，即使可能遭遇什么重大意外失败，起码我们会明确知道自己做了什么，怎么失败的。

为什么我们做的待办清单总是最后失效？

那么针对这本书想要完成的子弹任务管理系统，我们第一个要打造的功能是什么呢？

我的设定是，第一个要达到的功能是一个可以“以少驭多、以简驭繁的系统。”

什么是以少驭多呢？让我先从下面这个例子来解释，我们先来看看，一般的待办清单管理方式，可能面临什么样的问题，导致最后我们获得的是一个杂乱、失误、做不到的清单呢？

我们可能平常会这样做，整理待办清单的时候，很自然的会把日常当中随时出现的、需要去做的行动，一一的列在待办清单上。但是，这正是问题所在！

什么？你会说难道不是要这样子吗？待办清单不就是把准备要做的事情全部写上去吗？这样的方法有什么问题呢？Esor不是说要清空大脑，我们就是在清空大脑，把所有杂事写到待办清单啊？

但是，这样做的方法的问题就在于，我们还是停留在管理那些工作、生活中不断出现的杂事的状态。我们在一件一件杂乱的事情上去做管理，在一堆混乱的状态中去做管理，杂乱依然混乱，怎么能够进入高效率的状态呢？

这样的待办清单，就算我这个当下暂时先把混乱的杂项事物列得整齐了，只要新的杂事出现，只要新的意外加入，那么这个整齐状态，就会很快的再回到混乱的状态。

这就好像在家里打扫的时候，只把书桌上那些散落的文具、文件，杂物，全部都先塞进抽屉里，把丢在床上的衣服，找最近的柜子、衣柜全部塞进去，让眼前看起来好像是恢复整齐的样子。但是我们都知道，我只是把一堆垃圾，原封不动的摆到另外一个暂时看不到的地方而已。

杂乱还是杂乱，垃圾还是垃圾，一样缺乏系统。

于是我们才会发现，书桌、卧室很快的在一两天之内就恢复杂乱，我要用什么文具找不到，新加入的文件继续堆积在书桌上，每天回家之后脱下来的衣服，没有一个简单固定的摆放位置，继续先放在床上、椅子上，很快的床上、椅子上也恢复混乱的状态。我们开始感觉，自己一直在整理，但整理永远只有当下的效果，而且很快就会恢复杂乱。

这不是整理的问题，而是我们只是在整理杂物，而不是在整理系统。

这也就是时间管理上，单纯列出待办清单会遇到的问题。

或许我们做到把杂事移出大脑，但是我们没有先创建系统来安放这些杂事，来判断这些杂事应该放入什么位置中。

于是，一堆杂事只是从大脑的混乱状态，原封不动的移到一个外在的清单上，但是依然是混乱的状态。

这样确实可以减轻一些大脑的压力，但还不是我这边想要追求的真正的大脑减压！

因为这样做，只会让我们回头去面对那份待办清单的时候，依然是充满压力，依然是混乱和焦虑，而且就像书桌的整理一样，当事情不断的涌现出来，待办清单一定很快的就会进入更杂乱的状态。

我们优先管理专案，而非陷入清单中

仔细的回想看看，这是不是我们自己在现在的时间管理方法上，常常遭遇到的问题呢？

这时候我们需要创建的是一套以少驭多的系统，我们不要在那一群混乱的杂事上面去执行，而是把他们先归结到、关联到、聚焦到那些最终的专案目标上来做整理。

如果杂事有一百件，经过这样的整理后，会发现他们其实关联到三个专案、目标。

我们可以在系统中把这个脉络理清楚，最终我们就只要在三件事情上面进行掌控即可，也就是那三个专案目标，只要管理好这三件事情，那么，那下面关联的那一百件杂事，自然也就管理好了。

你说，是不是这样呢？

而这样的管理系统，将会让你变得更加轻松，变得更加聚焦，同时也变得更加有效率。



案例：一个以少驭多的系统

让我来快速展示一下这个系统最终完成的效果。

说个真实发生的故事，之前我和老婆遇过一个情况，某一个月，我们刚好遇到月中要搬家，月底要出国自助旅行，加上我和老婆都是上班族，还有许多工作上的事情要处理。那时候，我们都觉得很焦虑，因为每天感觉都有忙不完的事情，以及不断跑出来的新任务。

如果我们只是任由事情不断跑出来，那我们的任务清单面对的是一个一个杂事，这些杂事之间有些是相关的，也些是不相关的，有些有前后顺序，各自有不同的轻重缓急。

但是他们原本的状态是混乱的，而这样的混乱，其实会让我们没办法做出最正确、最高效率的选择。也根本无法做出判断。

于是那时候，我们找了一个周末，两个人一起坐下来，把我们必须在这个月解决的最重要专案列出来，对我们两人来说，共同的必要专案是：搬家、自助旅行。然后我们也有各自工作上的必要专案，可能是一个课程，或是一个产品开发。

确定好了专案后，我和老婆开始把目前累积的所有待办事项，不是排行动清单，而是先排入专案当中。

・  这件事情是搬家、自助旅行，还是产品开发专案的事情？

・  然后把相关的事放在一起、把事情的前后顺序理清楚

・  发现有些事情不在这些主要专案上，那就是可以稍缓的事情

最后根据这个月剩余的有限时间，决定主要专案上的哪些主要事情，应该优先实现？

经过这样的归纳步骤，最后我们非常明确的知道，那个月，我们就是聚焦在那少数几个专案上，而少数专案中又有哪些步骤是一定要完成的，哪些是可以舍弃的。最后，那个月我们真的把搬家、旅行专案都完成，也各自完成工作上的重要专案。

其实说穿了，这是一个很简单的步骤，但如果仔细想想看我们原本的时间管理方法，可能根本没有做这个步骤。

我们可能以为事情已经不断跑出来，多到做不完，赶快有什么做什么，哪里还有时间先从专案开始整理呢？但这就像是我在第一章所说的，以为要创建系统很麻烦，却没有发现，系统才是真正有效的捷径。

如果我们只是在拼命把所有事情都排上待办清单，那么这其中会有很多步骤可能是重复的，于是我们就会多花许多时间做重复工。这其中也可能有很多事情有先后次序，于是我们可能很多时间被忘了先做某个步骤而卡住。我们更不知道，其中哪些步骤是必要的？哪些步骤是可以延后的？

而这些判断，无法在底层的待办清单上做判断，而要在“专案目标”的高度做判断。

所以虽然把杂事逐一归纳到专案上，看起来要花时间，但这样的系统创建起来，最终却会节省我们更多时间。

我们还可以搭配一些工具与方法，让把杂事归纳到专案上，变成一个相对轻松、省时间的步骤，这就是我们对任务管理系统的第一个功能要求。

最后我来整理一下，以少驭多，我们需要系统具备下面的功能：

・  可以快速收集各种要做的事。

・  可以创建一套整理系统，把事情慢慢过滤、分类成专案。

・  可以从专案的视野，去管理所有杂事。



2-2  行动关联、任务拆解、专案整合的系统


要创建一个以少驭多的专案管理系统，那么在逻辑上，我会建议尝试区分行动、任务、专案三个层级，了解不同层级的特性，以及他们必须解决的问题。

让我继续为大家一一解释。

行动：往往跟其他行动关联

只会列出待办清单，最容易出现的问题，就是行动常常不是单一的，行动往往会跟其他行动关联。

如果一个行动是做完一次就好，结束后跟其他行动不相关，那他通常是不重要的行动。

什么是只做一次的行动呢？例如开会时要打印一份资料，过节时要寄给客户礼品，或者是今天回家记得买菜。这些行动只做一次，然后就完成了，我们就删掉了，但这样划掉就结束的行动，即使一天累积了很多完成，但真的有提升我们的幸福感吗？还是我们更可能觉得自己好像做了很多，但依然觉得空虚？

行动完成就划掉，背后也没有关联到其他行动，这个就是单一次的行动。这种行动做完了，没有办法在未来继续为我延伸出更多价值，或是慢慢累积成为某个更大的成果。那么，这种行动应该要少作为好。因为这就是我们常常觉得自己瞎忙的原因：都是在做一些单一的行动。

但是，这里有一个非常重要的关键，那就是大多数行动我们误以为它是单一的，好像做完就结束了，但真的是这样吗？

还是说，其实他是跟其他事情互相关联的，只是有时候，或者说大多时候，是我们自己没有发现行动与行动之间的关联，导致自己做事情都是断裂的？

其实，大多数行动都是有所关联的，只是我们都是断裂的处理他们，导致行动的价值、效率都降低。而这是时间管理系统必须解决的问题，也就是帮行动创建关联。

有时候行动明明跟其他行动有关联，我忽略了去串联他们，于是总会搞得自己一团混乱。例如前面举例的那几件事情，打印开会需要的资料，看起来好像是一个单一的行动？但说不定我是这次会议的主持人，我是要打印自己准备好的会议议程，我希望议程清楚明确，让会议更顺畅。或者，我是这次会议的报告人，我想在打印的报告上花一些巧思，让我的主管、同事或者是客户，因此对我印象深刻。

这时候，你应该会发现，“打印开会资料”不再仅仅只是单一一次的行动，而是和其他行动相关，并且这些行动有先后次序，这些行动背后关联到一个很重要的目标，我必须要把这些搞清楚，那么这个“打印开会资料”的行动才能帮我创造更大的价值。

如果说这个打印资料的行动，是要打印我的会议报告，背后的目标其实跟我想要在客户、主管面前留下好印象相关。那么，单独针对打印资料这件事情，我是不是可以去思考：

我怎么样把报告打印的更漂亮？

是不是要找专业影印店？

有没有需要加个封面？

用什么在纸张与字体看起来最舒服？

你会发现，原本我们不经意的单一行动，当我们尝试去跟其他行动相关联，找出这些行动背后的目标，那么我会把这个行动做得更好，并且在这个行动中真正创造成果，而非只是完成就好。

或者刚才举的那个回家买菜的例子，我也有一个小故事。

在某一次我举办的的Evernote子弹笔记方法课程，课后有同学主动寄了回馈心得给我，里面他提到，当他上完课回去之后，她开始思考“自己每天下班都要买菜”的行动，对自己来说一直把它当成一件很烦的琐事，但是这个行动背后，有没有跟其他更有价值的行动相关联呢？

或许就像Esor所说，去把很多行动关联在一起，让这些原本看似平淡、无聊、琐碎的事情，最后串联出一个对自己来讲很有价值的目标，这是可能的吗？当他这样思考的时候，他发现既然他每天都必须买菜，那么与其平淡无奇的买菜，不如帮自己设定一个目标，这个目标叫做“帮助家人尝试健康又美味的蔬食晚餐”。

于是，买菜这个单一行动，开始跟某个更有价值的目标串联，并衍伸更多有意义的行动。比如说，去研究一下哪些食材营养又新鲜？怎么样可以把这些食材料理得更加美味？蔬食可以变化出哪些每周食谱？是否需要哪些特殊设备？

当这样开始串联之后，他发现每天下班买菜，变成一件有趣的事情，并且也变成一件有价值的事情，而且也变成一件有变化的事情，因为每天可以购买不同食材，尝试不同挑战。

透过系统，帮助行动与行动之间产生关连，对我们来说，非常有帮助，也是时间管理必须肩负的功能。

如果可以把行动串联起来，让一个行动，除了本身完成，还可以为下一个行动或其他行动累积价值，那么这个意思就是，在那个时间里，同样的行动量，却累积了加倍或数倍的结果。

买了菜，一方面解决今天晚餐，一方面研究蔬食料哩，一方面又让家人更健康。打印一份资料，一来满足开会需要，二来呈现自己效率，三来让客户、主管留下印象。

为什么不这样来管理行动呢？

任务，通常需要拆解成行动

我们在待办清单上面常常会犯两种毛病，第一种毛病，就是前一小节所说，我们有什么行动就列什么行动，彼此相关的行动明明是同一个专案的行动，在待办清单上却散落在不同的地方。

这就好像家里完全没有任何固定的物品定位，哪些可以塞就放哪里，虽然外表看似整理，但是却会常常找不到自己需要的东西。同样的，在时间管理中，行动彼此不相关，要怎么有效地找到我们真正需要的行动呢？这是第一个毛病。

而我们会在待办清单上犯的第二个毛病，就是我们在待办清单上列的，不是一个当下真正可以执行的行动。

什么是待办清单？就是我们希望当想要知道自己该做什么事情的时候，打开待办清单，就能够知道现在可以做什么事情。

但是我们却常常在自己的待办清单上，列出我们当下根本就不可能去做的事情，于是导致待办清单上的事情一直拖延，待办清单变成痛苦的做不到清单。

这是什么意思呢？这个意思就是我们常常列的不是“真正当下可做的行动”，而是一个很多行动构成的“任务”，但是任务，不应该列在每日的待办清单上。

有些事情很困难，不可能一次完成的，比如说“写一篇文章”，这是一个任务，而我们很难在一个小时、两个小时的时间里面，就把一篇文章写好、写完。为什么？因为要写好一篇文章，需要很多个行动，有些行动还有前后影响：

・  可能我要先想清楚我的题目。

・  可能要先设定好我想解决的问题。

・  我应该需要去收集一些资料。

・  我可能要思考一下自己的经验，做一些分析跟反省。

・  我可能还需要列出大纲，确定什么要写？什么不需要写？

・  说不定我还需要写一些草稿，然后再慢慢修正。

你会发现，像这样的一个“任务”，要完成其实有非常多个“行动”，必须要分次的完成一个一个行动，而没办法或很难一次把所有行动都做完。

但是，我们却常常把这样的任务，直接写在待办清单，而不是任务底下那些必须要一一去执行的行动。

当我们把“写一篇文章”这样的任务放在待办清单的时候，会发生什么状况呢？

让我来仿真一下：我有一个小时的空档，想说现在可以来做什么事情呢，我看到上面有件事情叫做写一篇文章，我心里就想，好像空挡没有那么多？不足以写完一篇文章，下次再做好了！

或者，我真的想要开始写一篇文章了，但是我该做什么呢？待办清单上好像并不清楚，看不出来我具体应该采取什么行动。“写篇文章”，是这个任务最终想要达成的成果，但是具体应该采取什么步骤呢？我觉得非常困惑，于是我就想，那么干脆下一次再做好了。

所以一方面，我们要把相关的行动关联在一起，他们可会构成一个任务。但是反过来说，当我们想到的是一个任务的时候，我们应该要具体的去拆解出真正可以执行的具体行动。

把任务里面的一步步具体行动拆解出来，我才能知道什么事情真正应该列在待办清单，并且在看到待办清单时，真正明确的知道自己要做什么。

所以我们需要一个系统，这个系统的功能必须要可以帮助我们去拆解任务的行动。

专案，需要把任务与行动整合成次序

第三个系统的必备功能，就是必须要拥有一个可以把各种行动、任务，甚至是专案相关资料，都整合在一起的专案系统。

这也就是前面2-1提到的，用专案的角度来思考，把行动、任务，最终聚焦成一个一个专案。这会带来三个好处：

・  放下焦虑。

・  排出顺序。

・  专准选择。

专案系统要帮助我们放下焦虑，因为所有的东西都在他们该在的位子上。

当所有的行动关联成一个一个的任务，当任务组合成一个一个专案，创建起一套以少驭多的流程后，也表示，我们所有应该处理的东西，都已经在系统中，甚至都已经在系统中正确的位置上了。

如果可以有这样的系统，那么我们就可以跟自己的大脑说：不用再焦虑那些还没实现的，不用怕忘记那些需要记住的，不用想东想西，反正照着系统做，就是这个当下最好的选择。

这样的系统，就是可以支持我们，让我们安心，帮助我们循序渐进的系统。

专案系统还要帮助我们排出顺序，决定哪些可以一起做，决定哪些能够稍后做。

有时候，相关联的行动如果可以同时一起执行，那么可以省下许多来回切换工作的时间。

有时候，我们必须确认好哪些可以先做，哪些需要稍后做，才不会在一些明明后面做也可以的步骤上卡关，同样浪费时间。

举个故事，之前有一次，老婆和我想要出国自助旅行，我们就很简单的把第一个想到的行动列入待办清单：订国外旅馆。

但是这个行动摆在待办清单上面好几天，我们每天都看到，每天都说要做，但每到晚上我们总是摸东摸西，一直拖延这个行动。你觉得为什么呢？

其实有一个关键原因，那就是在“订国外旅馆”这个行动之前，其实还有许多行动要做，像是我们要先决定旅行请假日期、要先设定好每一天的主要目的地、要先设定好预算，这样我们才能知道自己要订什么时间、什么地点、什么类型的旅馆。

如果前面的行动没有先做，后面的行动就会看起来“很难”。因为没有前置准备，根本不可能完成后面行动。

专案系统要能帮助我们做出专准选择，而不是胡乱选择，甚至无法选择。

时间管理的核心目标，不是一个把所有事情都做完的系统，因为本质上我们不可能把所有事情都做完，我们想做、要做的事情，永远多于我们可以做的时间。

所以我们必须做出选择，但选择不会是自由心证的选择，而是要依赖系统，在行动的关联、任务的拆解、专案的整合中，我们将会知道自己可以选择的最佳实践在哪里。



2-3  主动提示什么时候不要漏做什么事情的系统


前面谈完了我们要创建一个可以区分行动、任务、专案，并将其逐不整合的时间管理系统。接下来，我们还需要的时间管理系统功能有哪些呢？

更进一步的，我们需要一套不要遗漏的系统。

什么是不要遗漏？就是这个系统它会告诉我们什么时候该做什么事情，哪个时间、哪个环节，有哪些是一定要做到不能漏掉的，系统都可以一一告诉我。

关键就是，这些东西绝对不能靠你的大脑告诉你，依靠大脑最后的结果就是漏东漏西，所以必须让系统来告诉我，而且是让系统主动的告诉我。

那么，要怎么打造出一个会主动告诉我不要遗漏什么的系统呢？

如果这个系统只是把所有的事情存进来，就算把所有的事情都做好分类，还是远远不够的，因为储存好的东西，不代表一定会在正确的时间、地点使用它！

我们想想看自己的家居整理就知道了！那些收纳得好好的东西，很多时候反而变成永远不会拿出来用的东西。遇到真的需要什么东西的时候，如果没有系统主动提示我，我一定会忘记可以使用那个东西。

例如今天要去参加宴会，今天穿什么衣服最好呢？其实我有一件宴会衣服，正好适合今天需要的宴会情境，但如果系统没办法主动提示我这件事情，那么通常我也会忘记自己原来有那件宴会衣服，没办法好好利用这个自己的资源。

所以，我们需要的是一个具有主动性的系统，可以主动告诉我们：别忘了这个当下该做什么。这样才会是一个真正有效的不遗漏系统。

我们很容易在任务整理时，以为把任务放进系统就够了，但那样还不够，因为我们无法真正在事后自己知道该做什么任务，而需要系统能够自己告诉我。

用时间提醒来主动提示

可以主动提示的系统，通常要具备的基本功能，就是时间的提醒。

有些事情现在出现，但他们确实就是未来才要开始做的任务、专案，这时候，系统需要有时间提醒的功能，把事情延后到真正该做一的那一天。

等到那一天到了，时间提醒的功能发挥作用，主动告诉我今天该做什么。

不过，时间提醒要发挥作用，还有一个关键，就是我们必须知道在一个专案里，哪个任务、哪个行动，相对来说应该在哪个时间点开始启动？

例如我礼拜五要完成一篇文章，我设定礼拜四提醒我开始写，这是一个有效的时间提醒吗？应该不是。

为什么不是？因为前面也有分析过，写完一篇文章的任务，有很多个行动必须要完成，前一天的提醒，可能不足以让我依序把所有行动都完成。所以我可能要设定一个提前一个礼拜的提醒，让我有足够的时间，也相对没有压力，把这个任务的所有行动逐步完成。

关键就是，系统要先能拆解任务，把专案的任务、行动都排清楚，我们就会知道有多少行动要做？需要提前多少时间做？这样的时间提醒才相对准确。

但是，只有时间提醒功能，对真正有效的时间管理系统来说，远远不够。为什么呢？让我们继续说明下去。

用统一的排程系统来主动提示

大家觉得最好的提醒系统是怎么样的系统呢？

让我们来想想一个简单的问题：“如果明天出门上班时，需要带一个东西到公司，今天晚上，你要怎么设定一个不遗漏的提醒，帮助自己明天一定会带着那个东西到公司？”

可能设定一个待办清单上的时间提醒，但有可能提醒时间到了，也看到通知了，但那时候还没出门上班，心里就想说，我会记得等等真的要出门上班时带上，结果却常常是，真的等到出门时，却也忘了这件事情！

这是时间提醒的难题，因为时间提醒，常常很难设定到一个非常精准的时间，但不精准的时间提醒，往往变成另一种干扰。

那要怎么办呢？或许你会这样提醒自己，干脆今天晚上先把要带上的东西摆在家门口，这样明天出门时一定要经过门口，就一定会看到那个东西，然后把他带到公司。

所以，第二个主动提醒的系统功能，其实就是“把行动、任务，放在我需要时一定会经过的地方”，通常就是那个专案里的某个位置，当我需要时一定会经过那，就一定会看到他，就会记得采取这个行动。这是一种什么功能呢？其实就是“排程”功能。

以家居整理来说，如果我希望某一套为了宴会而买的衣服，等到真的要去参加宴会时，一定会记得拿出来穿。最有效的方法，就是把宴会衣服、饰品、鞋子全部集中在一个地方整理，那里就是宴会专案的专区，只要我参加宴会，就一定会打开那个专区，那么就一定会看到那件新买的宴会专用衣服了。

时间管理也是同样的逻辑，在专案中，把专案的每一个任务排出顺序，把每一个任务下的行动排出顺序，并且行动统整在相关任务中，任务整合到目标专案里。

这样一来，我就不用去记住要做什么行动，不用记住要完成什么任务。我唯一要记住的，就是我要做什么专案，就打开那个专案的系统，我就会在里面看到现在进行到哪个任务，那个任务进行到哪个步骤，而下一个步骤是什么。

以工作上来说，像是开会笔记，就需要用排程的方式来整理。

开会讨论专案的时候，我们在会议上做笔记，笔记中列出了一些开会决议的待办事项，我的笔记写得很好，但我把开会决议的待办事项，只留在那则开会笔记中。这时候，会发生什么问题呢？

这时候，你的设想可能是，等到我要执行那个任务的时候，我就会去打开那则会议笔记，去确认一下有没有漏掉那次开会决议的待办事项。你认为，这是一个好方法吗？我相信不是。

我怎么确保自己下次要执行这个任务的时候，一定会搭配那则会议笔记去查看呢？尤其一个任务，常常开很多次的会议，会有三四则会议笔记，每则会议笔记里面都有一部分这个任务需要做的行动。

我更无法确保自己未来执行这个任务的时候，会同时把每一则会议笔记都打开，然后能清楚确认到每一个行动，这几乎是人无法办到的。就算办得到，也是很花时间，甚至可以说很浪费时间的。

所以开会笔记里的待办事项应该怎么处理？最佳处理法，就是舍弃开会笔记，而是把开会的待办事项，直接排程到他所属的那个任务、专案中的正确位置。前提就是，我们的系统必须如前面所说，创建好一个专案、任务、行动分明的系统。

这时候，我们甚至可以完全忘记这个行动，也不需要设定什么时间提醒，因为只要我们专注在专案上，跟着排程好的任务、行动一个一个去执行，做完前一个，就会自然看到下一个，做到那个步骤，就会看到该看到的行动就在统一的一个地方，这样就相对不会遗漏。

就像是出门一定要经过家门口，就会看到摆在家门口要带出门的东西了。



2-4  知道每一个当下做什么最有效率的系统


接下来我们要解决的系统问题，就是如何建造一个让自己当下明确知道，可以选择去做什么事情最好的系统。

整理系统相对简单，设定提醒、排出流程也能做到，那么最后，我们要面对的将会是“做出选择”的人性难题。

系统要能帮我们选择优先权重

首先我们需要的是一个可以排出优先权重的系统。

不过这里问题就来了，我们当然都知道要先去做重要的事，老实说，所有的时间管理方法都会教你要去做重要的事情！可是关键在于，我们常常遇到的困境是我们不知道什么是重要的事情？或者是我们很难去判断什么是重要的事？

因为，我们总觉得什么事情看起来都很重要，也因为这样，我们才容易把所有的事情都排上待办清单，因为既然选不出哪个最重要，就干脆想办法什么都做。当然，这样是缺乏效率的。

那么有没有办法利用系统来解决这个问题呢？当然是可以的。

本书一步一步的分析我们想要打造的系统，逐步推演到这里，其实有一个关键的原因，就在于我希望透过前面每一个环节的架构，可以让系统到这一步时，会帮助我决定什么才是最重要的事情，而不是让自己自由心证的决定

怎么说呢？例如我现在眼前有两件事情要做，一个是带小孩去吃早午餐，一个是在家里加班完成某个让我很紧张的工作任务，这时候，哪件是重要的事情，应该优先选择呢？

关键就在于，决定重要性的时候，不是在这两个行动上面去做决定，而是去确认这两个行动背后关联着哪一个专案，然后要确认的是那个专案目标的价值孰轻孰重，这就是依靠系统来选择与判断。

当系统中的专案、任务、行动是彼此相关、整合的。

这时候，有可能带小孩去吃早午餐这个行动，背后关联着对我来说一个更大的目标，这个目标是我希望能够跟孩子一起创造更多美好的回忆。那么这可能就是我当下更重要的行动。虽然工作上还有未完成的事情，但在周末的这个时间，和孩子享受一段亲子时光，却是我系统中明确的目标，于是这时候我知道自己应该怎么选择，并且会因为这样的选择更开心、更有成就感。

而单单只看行动时，是看不出重要性的，就像这本书一开始也有提到的，有效的时间管理，必须依靠背后的一个支持系统。

要选择什么是重要的事情也一样，如果我们是当下自由心证的挑选，不是犹豫不决，就是很容易误判真正重要的事情。而当我们无法真正有效地选择出重要的事情，无论我们执行什么样的时间管理方法，都无法获得真正的快乐。

系统要能帮我选择正确情境做正确的事

我们的系统除了要解决如何挑选重要事情的问题外，我们的系统也要能够帮助我们懂得善用各式各样的空档，具体来说，也就是我们的任务管理系统必须要具备“情境判断”的功能。

什么是情境判断的功能呢？就是当各种不同情境的空档出现时，系统可以帮助我们挑选出这个情境最适合采取什么行动，这样就可以帮助我们善用时间管理的最后一哩路，也就是利用那些我们原本无法好好利用的零碎时间

在时间管理上，我们其实有大量的时间无法善用，我指的不是那些要用来休息的睡觉时间，我指的也不是那些被要求去开会的时间，更不是那些被强制押着去执行某件事情的时间，甚至我指的也不是那些每天上下班一定要花掉的通勤时间。

在这些时间之外，其实我们还有非常多的零碎空档可以利用。

这些零碎时间的空档，隐藏在会议跟会议之间的20分钟，隐藏在回到家准备吃晚餐前的半个小时，隐藏在晚上刚洗好澡之后没有人打扰的一个小时，或是隐藏在工作跟工作之间、通勤跟通勤之间某些等待的空档。想想看，这些时间我们通常会怎么利用呢？

我们会发现，自己通常不会去利用这些空档时间！

因为通常我们不会在这些时间安排计划，也没办法用时间表安排。所谓的时间表，像是我十点要开一个会议、下午两点打算专心来写一份计划。那么，事情跟事情之间随时意外出现的空档呢？我们没办法事先做安排，于是在空挡出现的时候，因为我们没有计划，所以我们就利用一些打发时间的方法把它浪费掉，例如上个网、看个脸书、看个影片。

或者也可能是另外一种情况，现在工作中出现了30分钟的空档，我打开自己的待办清单，上面有一个要三个小时才能完成的任务，但是我只有30分钟的空档，我想自己一定没办法完成那个任务，既然没办法完成，那不如干脆不要做，于是又把这样的空档拿来打发时间。

我们必须要能够善用这样的空档，当这些零碎的空档累积在一起，其实我们会获得非常庞大的时间资源。

但问题是我们要怎么样能够有效的利用这些空档呢？关键就在于创建一个可以利用空挡的时间管理系统。

这时候这个时间管理系统不可以只有时间提醒的功能，因为就像前面提到的，我们不可能事先预测每一个时间点会发生的事情，我们不知道自己的空档什么时候会出现，又如何事先安排时间去做什么事情呢？事实上我们自己的时间管理清单也不可能排到每分每秒那么的精准，如果真的要这样排，其实反而会浪费更多的时间，而且最终也不可能百分之百的实现。

这时候我们需要做的，是设计一个情境的管理系统。不是排出准确的时间点要做什么事情，而是事先去计划：

・  如果是只能思考的空档可以做什么事情呢？

・  如果可以用手机处理事情的空档可以做什么事情呢？

・  如果30分钟的空档出现可以做什么事情呢？

・  如果只有10分钟空档，有没有什么事情是在短时间内就可以采取行动的？

我们的系统应该要具备这样的功能，不只是有时间提醒，也不只是排出事情的顺序，也不只是决定事情的优先权重。

系统还要能够主动的告诉我们：“在当下这个空档情境，最适合采取哪个行动？”同样的关键就在于，要让系统主动告诉我们，而不是我们自己去想。

那么，一个真正可以支持我们的时间管理系统，才算完整地建构完成。



2-5  为什么我选择用Evernote架构这个管理系统？


我们花了两个章节的篇幅，非常仔细的分析如何架构有效的时间管理系统。

我首先提出的关键就在于，不是要改变你的个性，不是需要什么厉害的单一技巧，而是要建构一套完整的支持系统，让系统来支持我们。

看到要架构系统，可能第一时间让人退避三舍，但系统其实是更简单、更有效的方法。

接着我仔细的分析，这个系统想达成的最终价值有三点。

第一点是要建构一个让大脑减压的系统，让人不用去关心琐碎的事情。

如此一来在第二点时，我们才可以相对没有压力的去专注在当下应该采取的最佳行动，即使我们知道还有很多任务没有达成，还有很多行动没有做到，但是因为背后有系统支持我们，所以我们只要专注当下最值得选择的下一步行动，我们就知道事情自然会逐步的完成。

而最后第三点，就在于这个系统能够帮助我们聚焦在那些最关键、最有价值的目标上面，因为时间管理不是要去把事情全部都做完，而是要把事情做得有价值，完成一些会让自己快乐幸福的成果。

而从这样的最终价值与目标回推，我们想为自己打造的时间管理系统，就必须要具备几个关键的功能：

・  第一个功能，要能以少驭多，要能归纳整理出一个以专案视角，管理所有任务、行动的工作流程。

・  第二个功能，这个系统要能够帮我关联相关行动、拆解困难任务变成更具体的下一步行动。

・  第三个功能，每一个专案的任务跟行动，甚至包含资料，都摆放在同一个位置，这样子我才能够一次看到所有我需要执行的步骤。

・  第四个功能，这个系统必须要有时间提醒的基本功能。

・  第五个功能，系统更需要有一个排程顺序的功能，就像一个工厂的生产线一样，只要照着排程一步一步做，就不会漏掉任何一个关键的环节，并且永远知道下一步应该推进哪一件事情。

・  第六个功能，这个系统还能帮助我们判断优先权重，帮助我经由系统来选择出最重要的目标。

・  第七个功能，系统能够透过帮我选择出当下这个情境最有价值的行动。

挑选一个符合功能的时间管理工具

有了这样的系统方法论，建构完成整个流程，也清楚背后的思考逻辑，但系统毕竟要落实在某一个或某几个工具上，让系统真正地被操作实现出来。

所以这时候，你要帮自己找的就是一个可以满足上述的目标、功能的工具，或几个工具搭配成一套系统。

而对我来说，其实只要一个工具，就可以把上述系统的每一个关键环节建构完成，这个工具就是Evernote。原因很简单，因为这个工具就能满足我前面开出的时间管理系统功能：

・  第一个功能，要能以少驭多，Evernote的“笔记标签、记事链接功能”，可以最终帮我用少数专案笔记，管理上万则任务笔记。

・  第二个功能，Evernote的“记事链接功能”可以帮我关联相关行动，“笔记大纲功能”可以拆解困难任务变成更具体的下一步行动。

・  第三个功能，Evernote可以统整各种形式内容，于是每一个专案的任务、行动、资料，都能摆放在同一个位置。

・  第四个功能，Evernote这个系统有“时间提醒”的基本功能。

・  第五个功能，Evernote也能利用“记事链接”打造出排程顺序的功能，照着排程一步一步做，就不会漏掉任何一个关键的环节。

・  第六个功能，Evernote系统的“标签设计”能帮助我们判断优先权重，经由系统来选择出最重要的事。

・  第七个功能，Evernote系统能够透过“标签与搜寻功能”帮我选择出当下这个情境最有价值的行动。

本书接下来，就要开始带大家演练我自己多年来实践验证，对自己真的非常有帮助，一套以Evernote为核心工具，搭配前述时间管理系统，所架构出来的“Evernote子弹笔记术”。

这是一套时间管理方法，也是一套任务笔记技巧，更是一套个人专案管理系统。

现在，就让我们一起来打造出一个，快、狠、准，帮自己实现计划的Ever