第一章 时间管理如何真正有效？

1-1  为什么尝试各种时间管理方法最后都失效？


在本书一开始，让我们先想想看，自己有没有下面这样的情况。

工作非常杂乱，有许多重要又困难的专案，同一时间在推进，自己常常分身乏术，顾此失彼。而同一时间，工作上依然有着许多的意外，在自己最忙碌的时刻，往往又一件被主管、客户称之为重要又紧急的任务，丢到了自己身上。

而在生活中，那些个人兴趣，或是想要照顾好的家庭关系，往往在这样忙碌的工作氛围下，被自己舍弃在一旁，虽然常常怨叹，但也感受到无能为力去解决时间不够的问题。

在这样工作与生活的双重挫折下，开始进入一个恶性循环，面对任何专案都觉得压力像是山一样的大，每个新任务出现时只想到逃避与排斥，人生的行动失去了乐趣，时间再也不在自己的掌控中，而“我”也没有成为我自己想要成为的那样的人。

好的，先放下上面沉重的回想，喘口气，再让我们进一步想想看，自己有没有尝试解决过这样的问题呢？

可能我们会发现，有的！我们其实都有想解决过这样的问题，我们并非就是想一直摆烂，我们并非只想屈服现状，我们也并非只会怨天尤人，我们确实想要改变。

但是让那些曾经想要改变的记忆继续往下播放，或许，我们又开始觉得喘不过气来，因为我们发现：

为什么那些自己尝试过的时间管理改变，最后还是又回到原本杂乱、高压、拖延与缺乏成就感的状态？

为什么会这样呢？因为，一个有效的时间管理，一个可以让自己快乐的自我实现方法，不能只是依靠方法、个性、想法的改变，而要依靠“一套系统”的改变。

我们太想依靠“自己”解决问题

让我举个例子，如果今天我想要去海边浮潜，但我实际上不善于游泳，或是不会游泳，这时候怎么办呢？

我是想尽办法用自己别脚的泳技，拼命去挑战浮潜吗？但这样不仅失败概率很高，事实上还有安全问题。

还是说，我先等自己好好把游泳练好，再去享受浮潜的乐趣呢？但那会是什么时候呢？这就好像等退休后再来享受旅行，等工作不忙时再来陪伴孩子一样，不仅实现的那一天遥遥无期，等到真的有办法了，或许实现的价值也已经消失殆尽。

当我们困在上面的窘境，觉得自己因为技能不足、时间不够，没办法好好享受浮潜时，却没有发现，简单的方法就在旁边。

什么是简单的方法？就是浮潜不一定需要依靠游泳技巧，甚至不一定要会游泳，只要有教练教你整套操作、应变的流程，然后戴上浮潜设备，依靠指示一步一步执行，就能在浮潜中欣赏美丽的海底世界。

当然，或许游泳高手可以享受更进阶的乐趣，但无碍于一般人可以“依靠一个支持系统”来达成浮潜愿望。而且说不定当你真正能体会乐趣后，就会开始愈来愈上手游泳，甚至更努力去增进泳技。

时间管理，也是同样的道理。

我们不能依靠自己的天性与能力来解决问题，那很容易失控，更容易恢复原本状态，也常常缓不济急。

我们需要的，是一套时间管理的“支持系统”，让任何人都能享受时间管理带来的效率、成就感，甚至不可思议的乐趣。

不需要是一个有意志力的人，不需要是先充满热情，都可以依靠支持系统，获得自己的时间管理效果，甚至进一步的，依靠这样的系统，我们会一步步找到自己的意志力与热情。

我们太想依赖“工具”、“技巧”解决问题

但什么是一套支持系统呢？让我再举个例子。

新的一年，总是从一个很漂亮的计划开始，空白笔记本一开始写得井井有条，一起都开始得那么美好，但很快的，我们会发现自己又进入杂乱状态，又开始东墙补西墙，又开始混乱忙碌，哪里出问题就去哪补洞，那些新年的愿望目标，早就丢到九霄云外。

我记得前几年子弹笔记方法刚刚开始流行的时候，有一个朋友实践了子弹笔记方法一段时间，他跑来跟我讨论说：“这个方法没用！”我说，子弹笔记方法全球风行，怎么会没用呢？

朋友那时候是这样跟我说的，他虽然依照子弹笔记方法的说明，列出了很漂亮的行动清单、设计了好看的行事历页面，一开始确实感觉到跃跃欲试，充满斗志。但是没过多久，开始跟之前使用任何时间管理工具或方法一样，行动清单慢慢的只是一大堆做不到、没办法打勾、永远被拖延到第二天的待办事项。

于是就算子弹符号做得再漂亮，行事历画得再精美，但渐渐的大量累积做不到的待办事项，让自己再也不想打开这份待办清单，甚至看到他就痛苦，而这样一来，又累积了大量失控的事务，最后，就宣告子弹笔记方法无效！

但事实上真的是如此吗？

如果深入研究子弹笔记方法，会发现他真正的核心并非只是列出子弹符号，也非只是写出漂亮的行动清单而已。更关键的是，子弹笔记方法要我们用目录、索引，去管理任务跟任务之间的链接，去拆解重要的目标专案，利用这套系统去聚焦重要的事情，并且让每一件事情都可以在笔记本的某一页找到他最适合的摆放位置。最后，我们才会知道在行动清单上如何有效的规划出一个一个子弹。

而我们有“完整的实践”子弹笔记方法的每一个关键环节吗？有依照他的流程的启发，去改造自己的工作流程吗？还是只采用了他写行动清单的技巧？画符号的技巧而已？跳过了那些更关键的支持环节？

子弹笔记方法之所以被许多实践者认为有效，关键就在于它不是一个单一的方法，而是一套思考全面的系统，他思考了任务如何发生？人如何去做选择？怎么找到专注？怎么样拆解任务更有行动力？应该如何安排自己的日程？怎么在混乱的事务中找到按图索骥的方向？每一个环节搭配起来，本质的问题才会被解决。

而如果我们只是用了其中几个看起来特别“吸睛”的技巧，却没有看到背后真正的“支持系统”，那么当然最后时间管理还是回到混乱的状态。

这也是为什么我们常常看到一些新鲜工具，有些厉害功能，就误以为这样的工具可以改变自己的时间管理，但结果用了工具一阵子，发现自己时间管理依然混乱，就说工具无效。

其实不是子弹笔记无效，不是工具无效，而是我们只操作了功能，却没有创建背后那个帮助功能真正发挥效用的“支持系统”。

看到一个书法名家，用一支名笔写出了漂亮的书法，我们就误以为只要拥有名笔就能写出好书法。看到摄影大师，用某台相机拍出漂亮的照片，我们就误以为只要也拥有那台相机，就能拍出好照片。

当然，名笔、相机、工具、技巧，确实有帮助。但真正能够让最有价值成果诞生的，还是背后那套支持系统，可能是书法名家的架构文字的每一个步骤，可能是摄影大师的构图取景流程，可能是时间管理高手如何整理任务、如何拆解任务、如何建立目标、如何挑选价值的一个完整系统。

100%的系统，而非只是解决眼前问题

知名时间管理方法GTD（Getting  Things  Done）的创立者David  Allen曾说过，如果不是100%使用GTD系统，不如不要用。因为半调子的方法，反而可能更混乱，造成更大压力。

GTD要求使用者彻底清空大脑，把脑中所有的杂物，放入一个统一的管理系统中，并且做好专案的分类、目标的设定、行动的拆解。

但是如果我们没有去实践那个完整系统，还是一部分的行动在清单上，一部分的行动在脑袋中，甚至还有很多散落的行动在邮件、实时通、笔记本里。其中一部分的任务还没有做好分类，很多目标还没拆解。那么，这么混乱而缺乏系统的流程，只能单纯依靠意志力或聪明才智去执行，要不回到混乱，都很难！

另一位在家居收纳领域十分知名的整理女王近藤麻理惠，着有《怦然心动的人生整理魔法》，她也说过类似的话，她说：只要彻底完成一次整理，就很难恢复混乱的状态。但是，大多数人其实从来没有完成过一次彻底的整理。

我们的整理，常常只是在解决眼前问题，头痛医头、脚痛医脚。只是把眼前的杂乱整理清楚，例如看到书桌乱，就把桌上的东西收到书桌抽屉，眼前看起来是干净了，但是这些东西真的都应该放在书桌抽屉吗？里面有些修理工具是不是应该统一放到客厅工具箱？有些用完的笔记本有没有设定好他们应该归类的位置？

如果只是整理眼前的东西，那么当新的东西出现后，因为没有系统，东西没有决定他们应该摆放的位置，于是就会继续累积多余的东西，更多东西开始恢复更多杂乱，最后只好又在混乱中重新整理一次，日复一日。

但是如果我们有创建“一套系统”，就可以很大程度避免恢复混乱的问题。

不要只是看到床上有点乱，就把床上的衣服塞进衣柜收好。看到衣柜有点乱，就把衣服排整齐而已。这些都只是解决眼前问题，而非创建一套系统。

什么是创建一套系统，以近藤麻里惠的家居整理来看，就是把所有东西拿出来，一个一个决定他们的去留，把不心动的东西去掉，留下的东西则要决定一个固定的整理位置。例如把家里所有衣服拿出来，一次丢掉所有不要的衣服，接着根据自己的分类为每一种衣服决定好位置，这样一来，衣服的系统就创建起来了。

只要做一次这样彻底的整理，那么接下来有新的衣服想买了，我们就可以透过自己的系统，知道自己是否需要这样的衣服，如果买了又应该摆放到哪个固定的位置。即使偶尔乱放一件衣服，也很快可以知道这件衣服应该回归到哪个位置。而且也会明确知道自己工作、约会、出游可以有哪些衣服选择？喜爱哪些衣服？以及这些衣服在哪里？

这都是因为有了系统，以及创建了一个100%彻底的系统，才能把各种杂乱的问题，轻松的迎刃而解。无论是家居整理，还是时间管理，都是一样的道理。

所以，回到我们一开始的提问：“为什么尝试了各种时间管理方法都无效呢？”

因为不是方法的问题，不是天性的问题，而是我们没有去创建系统。



1-2  创建系统，看似困难但其实最简单


但是问题来了，  如果一定要创建系统才能做出有效的时间管理，  那是不是反而更难做到？会不会根本就是不可能任务呢？

确实，要创建系统，好像就不是列的行动清单那么简单，看起来好像真的困难一点。但实际上，系统之间环环相扣，这个意思并非只是要顾及每一个环节，而是说，系统本身就是一个头尾相连的流程，必须先把第一步做好，然后逐步推进，整个系统才会完成，最终的成果才会实现。

相对来说，也就是做好第一步，自然就更容易推进下一步，然后愈来愈容易，最后价值的实现也能真正落实。

以为是捷径，其实是陷阱

创建系统看似不是捷径，但才是达成目标最有效的方法。

反而是如果我们不顾系统，直接从里面某一步跳着做，这样一来因为没有前面步骤的支持，反而要做好这一步更难、更花时间，而且就算好不容易做好其中一步后，也缺乏继续达到最终成果的资源。

例如在养成早起习惯的过程中，我们想说既然要早起，那就直接设定一个闹钟，每天早上六点起床就好啦！如果这样做，结果会怎么样呢？

很可能每天早上闹钟六点响起，我们依然觉得没睡饱，忍不住按掉闹钟继续赖床。然后每天重复这个设定闹钟、闹钟响了按掉、后悔自己又赖床的恶性循环。

你会发现，跳着去做其中一步，以为是捷径，但结果反而是陷阱！

为什么会这样呢？因为行动跟行动之间其实彼此链接，才构成一个能够确实达成任务、目标的流程。

以早起为例，设定早起哄钟其实只是整个流程的行动之一，而从整个系统来看，“早起前”需要的是一个充足睡眠的支持系统，以及“早起后”需要一个有趣的目标支持系统。所以如果想要养成早起习惯，只是设定一个早起哄钟，当然很容易就失败。

那么应该怎么做呢？我们必须把系统创建起来。为了要在设定闹钟的时间有充足睡眠，需要提早入睡，为了提早入睡需要做好寝室环境改善，以及重新调整自己的工作安排流程。然后为了要在闹钟响起后有值得起床的行动，我们要开始设定早上的目标，或许是晨跑，或许是做早餐，但因此我们可能也要前一天晚上提早做好跑步器材、早餐食材的准备。而为了让晚上有更多时间，我们又回到必须更有效地排定工作流程，减少加班，更高效率完成工作。

你会发现很有趣的一点是，其实任何真正的改变，即使只是早起，都牵涉到一整个生活的改变，也就是系统的改变。

系统的改变才确实，系统的改变也才能带来真正的价值。虽然这可能真的要多花上一些时间。

困难但也最容易做到

不过，这里所谓的多花一点时间，并不是说这件事情很难做到，而是我们需要时间养成习惯。

创建系统，其实就是在改造自己的习惯流程，习惯与流程改变了，我们想要的改变才会发生。

而要改变习惯，当然也看似困难，不过倒是有两个好消息。

第一个好消息是，所谓的习惯，就是只要我们想做，就可以立刻做到。因为习惯只是流程的改变、步骤的改变，不是要我们另外去学会自己原本不会的事情，而是改变自己一系列的作法，都是自己原本会做的，只要改变顺序，或是加入几个步骤即可。所以习惯的困难，不在行动上很难，而在心态、价值观上没有转变。

但我们前面也有提到，当我们误以为是自己的心态、价值观上无法改变时，往往真正的问题只是我们以为要依靠心态、价值观才行，但其实只要改变系统、改变流程与步骤即可。

所以第二个好消息时，所谓的习惯，其实不一定要依靠多坚强的意志力去执行，反而应该先明确自己在习惯循环中的每一个步骤，重新调整系统，设定好新系统的流程、步骤，拆解出相对简单易行的下一步行动，然后用前一个步骤推动下一个步骤，让整个系统的环圈运作起来。

我们觉得改变习惯很难，那是因为我们只改变其中一小步，但如果去改变整个系统，反而事情变得相对简单。

然后，当这个行动循环可以开始推进，习惯就会逐步创建，而当习惯累积一段时间后，系统就会更加稳固。

而当系统创建完成，虽然人性的弱点总会一一再现，如意志力薄弱、常常失去动力、容易焦虑等问题。或是工作上的意外、繁琐依然形影不离。但只要我们拥有系统，那么就像衣服更容易找到她的位置，充足睡眠更容易帮助我们起床，虽然不一定就能百分之百实现目标，但也可以帮助我们持续保持走在目标的路上，继续往前推进。



1-3  子弹任务系统想要达成的三个目标


做任何事情之前，我们总要先确认自己到底想要达成什么样的具体目标？这其实也是创建系统的一部分，系统中的每一个动作每一个链接，都朝着一个或几个我们设定的目标前进，透过系统的力量来完成那个最终的价值。

所以第一步，无论做什么事情，我们总应该先设定清楚自己实际想要达成的目标到底是什么？

那么在这本书里，要跟大家介绍的这套任务管理系统，我想要达成什么样的目标呢？我有三个想要达成的目的：

・第一个目标：我希望能够创建一套帮助大脑减压的系统

・  第二个目标：我希望创建一个只需要专注当下下一步行动的系统

・  第三个目标：我希望创建一个聚焦目标前进的系统

下面让我更进一步的为大家一一来做解说。

创建一个可以让大脑减压的系统

在GTD的时间管理系统中也提到，第一步就是要我们清空大脑。

工作生活中，会有很多杂乱的任务，每个任务会有很多琐碎的行动，如果想要用大脑来管理这些杂事，那么最后很难不再重复的陷入混乱中，因为人的大脑或许很适合做决策，却不适合来做这么庞大复杂的记忆与整理。

但是就如同前面所说，我们常常犯了一个错误，不想依靠系统，而误以为只能依靠自己。

我们把杂事放进大脑里面去记忆、去管理，结果大脑常常漏掉其中某些关键的细节，做事常常搞错重要的顺序，于是我们的工作产生了更多混乱，更多的混乱带来了更多的焦虑，更多的焦虑创造了更大的压力，于是我们觉得工作是永远忙不完，眼前总是充满了一个一个的困难大阻碍。

然后这样的混乱，其实是源自于我们没有一套系统来做管理。没有一个系统帮助我们把大脑里的混乱，重新归位到不再混乱的地方。

把这样的混乱压力交给我们的大脑，但大脑并没有办法把混乱状态理清楚，于是压力反而越来越大，最终造成工作上充满挫折、没有动力，事情也没办法如期完成的困境！

而且这里说的，是要把大脑所有的烦恼、杂事、压力，全部都放入系统中，任何一点都不要留在大脑里，就像前面所说的100%系统。不会是有些重要事情在待办清单上，然后有些小事、杂事，以为用自己的大脑就可以管理好。千万不要这样做！也不要这样想！因为这样子依然会再重复的陷入大脑遗忘、搞错、混乱的循环当中，我们必须要彻底的去执行系统的流程，才能真正创造一个大脑减压的系统。

而这个系统，也应该要可以承载所有我需要从大脑移出来的东西：要做哪些事？需要哪些资料？细节是什么？我的想法是什么？

而这是我想创造的时间管理系统的第一个价值目标，利用系统，来帮助大脑减压。

创建一个可以专注下一步行动的系统

系统里的每一个行动环环相扣，系统的价值跟价值之间其实也环环相扣。

工作混乱、有很多意外、专案有很多变动，累积着许多别人交代给我做，而我还没有做的杂事，这个现况本身，就算做好了整理，那些还没做的事，依然还没做，这样子真的有办法达到一个专注、快乐、有动力，又轻松的时间管理方法吗？

我们常常误以为时间管理方法是要我们：“把所有的事情全部都做完。”因为我们误以为要把所有的事情全部都做完，我们才会觉得满足、才会觉得快乐、才会觉得轻松、才会觉得没有压力，但事实上并非如此。

从一个反向的角度来思考，当你完全无事可做的时候，你真的觉得自己是轻松没有压力的吗？

仔细想想，这时候你反而会觉得空虚，觉得更加缺乏动力，不知道自己应该采取怎么样的下一步行动，不知道自己接下来可以去创造什么样的价值。我们会发现，所有的事情都做完，其实不是真正有效的无压状态。

那什么是真正有效的无压状态呢？并不是感觉到自己完全不需要再去做任何事情了，真正的无压状态，其实只要能很明确的知道自己现在应该做什么事情、应该以什么样的行动为优先。

当这样的心态产生了，那么即使还有很多没有完成的事情，即使跑出来很多意外的杂事，其实我们依然可以专注，而专注就会帮助我们依然会感到自在与满足，并且帮助我们真正在持续推动任务。

关键就是，我们不需要担心其他事，因为其他事情已经都在系统中，并且更进一步的，系统还可以帮我做出筛选，让我知道自己这个当下最佳的行动是什么。对下一步行动有明确的认知，就能有勇气去选择那一个最佳行动，而执行最佳行动的过程本身，才是真正快乐的来源。

因为在这个当下，我知道自己正在做一个自己需要去做的行动，并且知道这个行动可以创造什么成果，而且知道这是我这个当下最好的选择。其实只要能够明确这件事情，那么就可以称之为一个有效的时间管理系统。

这里的关键就是，我们必须依赖系统的流程，来帮助我们在每一个当下，都能很轻松的选择出这个当下的最佳下一步行动。

不是等到时间到了，才从混乱的脑袋、心情里面去挑选行动。不是等到时间到了，要从杂乱的工作清单里面去挑选行动。不能够这样做，而是要让系统帮助我们作出选择。

这个系统应该可以层层过滤各种杂事，并且最终在每一个当下，帮我自动过滤筛选出那个最佳下一步行动。

当然这个系统也是我们所创建的，就好像我们创建了一套自动化的生产流程，我们构思好他的逻辑，我们建构出他的生产线，让我们的杂事放进去后，在里面不断的加工生产，直到我们需要的那一刻，我们需要的那一个产品，也就是这个当下最佳的下一步行动，就会出现在我们的眼前。

我们去选择这个当下最佳的下一步行动，就能获得时间管理的快乐。

这是我希望自己的系统可以达到的第二个价值目标，利用系统，找到每一刻专注的下一步行动。

创建一个可以聚焦在创造价值的系统

我们常常在时间管理上做的行动，都是在逼自己工作。

我们以为自己不会时间管理，所以逼自己去时间管理。我们以为自己没有效率，所以就逼自己花更多时间做更多事情。但是在这样逼迫自己的情况下，我们并没有产生真正的意志力，也没有产生真正的热情，事实上那些逼迫自己的时间并没有带来多高的生产力，反而带来的是更多的后悔和自责。

关键就在于，时间管理并非英雄主义，不需要成为一个有超能力的超级英雄，需要的是背后一个有效的支持系统，用这个系统来推动我们，持续的去专注在某个重要的专案上面。

利用这个系统，让我们保持在某种有生产力的状态，让这个系统帮助自己逐步的去累积、创造属于自己的成就。

虽然我缺乏意志力，但是我不需要依靠自己，为自己开个系统，来帮助我不想做很多事情的时候，还是可以采取一些简单有进度的行动。帮助我想要拖延的时候，还是会去创造一些小的成果。然后这个系统利用这些小小的成果，去逐步建构我的信心，逐步的把困难的专案慢慢变得简单，把不可能的目标慢慢的朝着有可能被实现的结果前进。

虽然我对大多数事情都缺乏热情，但是我或许需要的不是那种天生的热情，我需要的同样是一个支持的系统，这个系统会让我在做各种事情的时候，感受到来自于自己选择的快乐，可以让我在做很多尝试的时候，享受改变、成长的幸福。

我不一定要是一个天生对某件事情有着非常狂热、执迷、热情的人，然后我才能把那件事情实现。

我需要的只是透过系统，帮助我乐意开始采取行动、练习小改变，而这些行动本身，就帮助我们可以成为一个不断成长、不断推进目标的人。

这就是我想要创建的系统所要达到的第三个价值目标，利用系统，让我们成为一个对自己的人生有热情的人，为人生去推动一些行动，为人生去尝试一些改变。

快、狠、准的任务管理系统

由瑞德.卡洛所发明的子弹笔记法，常常使用快、狠、准当作他的效果说明。

这本书中，我参考了子弹笔记术、GTD等时间管理方法，并经过自己多年的实践、改造，加上运用到Evernote中的改良，最终成为这本书里的系统架构。

而上面三个系统带来的好处，其实也可以对应到快、狠、准的解释：

・  快，就是让大脑减压，用系统帮助自己更快完成工作。

・  狠，就是专注下一步行动，勇敢去做最佳选择，可以创造快乐。

・  准，就是聚焦在创造价值，把有限精力、时间，投资在最准确的成果上。

而这个系统，就像子弹一样，帮助我们可以完成战略、击中目标、夺下胜利。

请你也为自己的时间管理系统，先设定好最终价值

最后要特别说明的是，你也可以为自己想要创建的时间管理系统，设定好你想要追求的目标与价值，而且当然可以跟我不一样。

你可以照着我的思考逻辑去做设定，然后去追求你真正想要达到的不同目的。

创建系统很重要，创建系统的流程步骤是我这本书想要跟大家分享的核心，但根据我们设定的目标不同，在同样的步骤下，有可能我们也会打造出相异的系统，不过没关系，因为那反而会是对你来说，最能操作，最能创造成果的时间管理系统。

所以，第一步，你应该自己问自己，先设定好：

你希望自己的时间管理系统，为自己带来什么样的价值？